Организация хранения документов и передача в архив

Готовый отчёт по практике: хранение документов и архив

Загружена: 16.02.2026 13:35

Организация документооборота и хранения дел в условиях малого бизнеса. Рассмотрены теоретические основы, нормативная база (ФЗ №149, №63-ФЗ, №125-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.97–2016), выявлены типичные проблемы и предложены практические меры по внедрению СЭД, облачных сервисов и регламентов.

Содержание

№ п/п	Виды работ	Период выполнения работ 
1.		Ознакомительная лекция, включая инструктаж по соблюдению правил противопожарной безопасности, правил охраны труда, техники безопасности, санитарно-эпидемиологических правил и гигиенических нормативов.
Пройти инструктивное совещание с руководителем практики от Образовательной организации, на котором ознакомиться с кругом обязанностей по определенным видам работ, связанным с будущей профессиональной деятельностью, а также уточнить правила в отношении субординации, внешнего вида, внутреннего трудового распорядка и режима конфиденциальности. 
Пройти инструктаж по соблюдению правил противопожарной безопасности, правил охраны труда, техники безопасности, санитарно-эпидемиологических правил и гигиенических нормативов в учебном корпусе ОАНО ВО «МосТех» (в случае медицинских противопоказаний к выполнению определенных видов деятельности – принести подтверждающую справку из медицинского учреждения).	
2.		Изучение состояния и тенденций развития отрасли и нормативно-правовых документов, регулирующих деятельность в сфере документирования управленческой деятельности и организации работы с документами.
	
3.		Изучение общей информации о выбранном объекте исследования, который обучающемуся предстоит анализировать и нормативно-правовых документов, регулирующих банковскую деятельность.
Отразить в отчете о прохождении практики краткую характеристику нормативно-правовых документов, регулирующих деятельность в сфере документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. 	
4.		Приобретение необходимых умений и навыков работы в сфере документирования управленческой деятельности и организации работы с документами (тематика работ приведена в приложении ниже).
1. Организация документооборота и документирование управленческой деятельности. Делопроизводство: цели, задачи и основные принципы. Основные виды делопроизводственной. документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения); организация доступа к документам и их	использования.
2. Система делопроизводства. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Государственные стандарты на документацию. Подготовка служебных документов. Оформление управленческой документации. Требования к оформлению документов.
3. Документированная информация. Системы документации. Понятие системы документации. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации. Унифицированные системы документации.	
5.		Оформление документов (выбор примера оформления организационно-распорядительной документации студент определяет самостоятельно) 
•	Устав: — основной учредительный документ.
•	Положения: — определяют структуру и функции подразделений, системы оплаты труда, конфиденциальность.
•	Штатное расписание: — устанавливает структуру, численность и зарплатные ставки сотрудников.
•	Правила внутреннего трудового распорядка: — регулируют порядок труда сотрудников.
•	Коллективный договор: — регулирует социально-трудовые отношения между работником и работодателем.
•	Регламенты: — устанавливают правила ведения определенных процессов, например, регламент информационной безопасности.
•	Инструкции: — детализируют правила выполнения определенных операций или функций, например, должностные инструкции.
Пример заполнения организационно-распорядительной документации необходимо разместить в приложение к отчету о практике

Подробное описание

📘 О чем эта работа

Отчёт посвящён организации текущего хранения документов и подготовке дел к передаче в архив в условиях малого бизнеса. В качестве предмета рассмотрены процессы регистрации, хранения, контроля исполнения и передачи дел в архив; объектом анализа выступают типовые малые предприятия (торговые и сервисные организации), где функции делопроизводства возложены на ограниченный штат.

📚 Что внутри

В работе подробно раскрыты теоретические основы документооборота и их практическая реализация для малых предприятий. Приведён обзор нормативной базы: Федеральный закон №149‑ФЗ (об информации), №63‑ФЗ (об электронной подписи), №125‑ФЗ (об архивном деле) и ГОСТ Р 7.0.97–2016. Описаны обязательные внутренние документы: Инструкция по делопроизводству, Регламент документооборота, Положение об архиве.

Классификация документов: организационно‑распорядительные, кадровые, бухгалтерские и договорные документы, документы по охране труда и внутренние отчёты.
Аналитическая часть: выявлены типичные проблемы — отсутствие регламентов, дублирование бумажных и электронных версий, неграмотное хранение и слабый контроль исполнения.
Практические кейсы: потеря договора в торговой компании, отсутствие централизованного хранения у сервисной фирмы и неудачное внедрение СЭД из‑за отсутствия обучения персонала.
Рекомендации: пошаговый план внедрения СЭД и облачных сервисов, регламентация маршрутов и номенклатуры дел, разграничение ответственности, настройка резервного копирования и использования электронной подписи.
Обзор технологий: примеры решений — '1C:Документооборот', 'DocsVision', 'Контур.Диадок', Google Workspace, Microsoft 365; преимущества облачного хранения и автоматизированной маршрутизации.

📊 Для кого подходит

Материал полезен студентам направлений по делопроизводству и управлению, специалистам по документационному обеспечению, бухгалтерии и руководителям малых предприятий для подготовки отчёта по практике, внедрения регламентов и выбора СЭД.

✨ Особенности

Работа содержит конкретные ссылки на нормативные акты и стандарты, описывает реальные практические случаи и даёт прикладные рекомендации: шаблоны регламентов (инструкция по регистрации, регламенты маршрутизации, порядок передачи дел в архив), перечень шагов по переводу частей документооборота в электронный формат и предложения по разграничению доступа и резервному копированию.

❓ Частые вопросы

Подойдет ли для моего ВУЗа?
Структура отчёта соответствует требованиям практики: введение, теоретическая глава, анализ проблем, предложения по совершенствованию и заключение, с опорой на нормативную базу.

Можно адаптировать?
Да. Рекомендации и регламенты легко адаптируются под конкретную организационную структуру и требования проверяющего, а примеры СЭД — под доступный бюджет и технические ресурсы.