В ходе прохождения учебной практики ПМ.02 «Организация текущего хранения документов и подготовка дел для передачи в архив» были сделаны следующие основные выводы по каждому этапу работы:
На начальном этапе практики были детально изучены локальные нормативно-методические акты, регулирующие порядок документооборота и архивного дела в организации: Инструкция по делопроизводству (в части формирования дел и подготовки их к архивному хранению), Номенклатура дел организации на текущий год, Положение об архиве и Положение об экспертной комиссии (ЭК). Ознакомление с этими документами позволило понять требования законодательства и внутреннего распорядка к оформлению документов, порядку формирования дел, срокам хранения и процедурам передачи дел в архив. Практикант усвоил принципы организации хранения документов, роли и ответственность архивных служб и экспертной комиссии, а также требования к помещениям для хранения дел.
Изучение и использование номенклатуры дел на практике помогли понять систему классификации и индексирования дел в организации. Практикант научился сопоставлять входящие и исходящие документы с соответствующими заголовками дел по номенклатуре, что является основой правильного формирования дел. В результате усвоены навыки работы с перечнем дел: поиск нужного заголовка, определение индекса дела, проверка наличия дел по номенклатуре и соответствия фактических дел утвержденному перечню. Эти знания обеспечивают системный подход к текущему хранению документов и облегчают последующий поиск информации.
В процессе практики практикант участвовал в формировании (оформлении) текущих дел из документов организации. Были освоены основные правила группировки документов: в дело подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности; в каждое дело включается один экземпляр каждого документа; приложения подшиваются вместе с основными документами; документы систематизируются внутри дела в хронологическом или логическом порядке. При формировании дел учитывались сроки хранения: документы постоянного хранения и временного (в том числе по личному составу) формировались раздельно. Практикант научился обеспечивать целостность и полноту дел – проверял наличие всех необходимых документов, размещал их в деле аккуратно и в установленной последовательности. Формирование дел по правилам делопроизводства гарантирует дальнейшую сохранность документов и удобство в работе с ними.
После завершения делопроизводственного года практикант участвовал в подготовке сформированных дел к передаче в архив организации. Были освоены процедуры полного технического оформления дел перед сдачей в архив: переплет (подшивка) документов в дело, нумерация листов дела, составление листа-заверителя (итоговой заверительной надписи) с указанием количества листов, оформление обложки дела (уточнение заголовка, дат, индекса дела). Практикант убедился на практике, что выполнение этих требований повышает сохранность документов: подшитые дела более защищены от потери листов, нумерация листов и лист-заверитель позволяют контролировать полноту дела, а правильно оформленная обложка содержит все необходимые сведения для учёта. Кроме того, практикант изучил требования по условиям хранения дел (температурно-влажностный режим, противопожарная безопасность, размещение дел вертикально в шкафах корешками наружу и т.д.) и понял важность соблюдения этих условий для долгосрочной сохранности документации.
Практикант был привлечён к работе экспертной комиссии (ЭК) организации, осуществляющей экспертизу ценности документов. В ходе этого этапа он изучил методику отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения. Экспертиза ценности документов – это процедура изучения документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и судьбы каждого документа. Практикант на практике увидел, как проводится отбор: совместно с руководителем практики анализировал перечень дел и документов, у которых истекли установленные сроки хранения, и определял, какие из них представляют историческую, управленческую или научную ценность. По результатам экспертизы ценности составлялись проекты актов о выделении документов к уничтожению и актов о постоянном хранении. Таким образом, практикант приобрёл навыки применения Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения на практике, узнал о критериях отнесения документов к постоянному хранению (уникальность, значимость информации, требования законодательства) и овладел основами документального оформления решений ЭК. Участие в работе экспертной комиссии позволило прочувствовать ответственность за сохранение значимых документов и одновременно необходимость оптимизации архива за счёт своевременного избавления от документов с истекшим сроком хранения.
На заключительном этапе практики практикант участвовал в составлении архивных описей дел – основных учетных документов архива. Он ознакомился с требованиями к структуре и содержанию описи: в ней перечисляются заголовки дел, отобранных для передачи в архив, с указанием индексов дел, крайних дат документов в деле, количества листов и сроков хранения. Составление описи проводилось по итогам экспертизы ценности: после отбора дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, эти дела были систематизированы и включены в соответствующие описи. Практикант научился заполнять установленные графы описи (номер дела, индекс, заголовок, даты, число листов, примечания) и убедился, что архивная опись является важным справочным инструментом, облегчающим учёт и поиск дел в архиве. Правильно оформленные описи были переданы вместе с самими делами в архив организации. В процессе оформления описей практикант также закрепил знание архивных терминов (единица хранения, фонд, опись, дело) и требований Правил организации хранения и учета архивных документов.
В целом прохождение данной учебной практики позволило достигнуть её основных целей – закрепить теоретические знания и приобрести первоначальный опыт профессиональной деятельности в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела. Практикант получил целостное представление о процессе документооборота в организации: от момента создания документов и формирования дел до их передачи на архивное хранение и последующего использования. Были сформированы важные профессиональные умения делопроизводителя, включая навыки систематизации документов, ведения номенклатуры, технического оформления дел и проведения экспертизы ценности. Также практикант развил внимательность к деталям (например, при нумерации и проверке листов), ответственность в обращении с документами и понимание значения соблюдения нормативных требований. Полученные знания нормативно-правовой базы (федеральных законов и государственных стандартов в области архивного дела) и практические навыки работы с документацией значительно повысили уровень профессиональной компетентности. Таким образом, практика подтвердила и углубила освоенные в учебном процессе знания, позволив применить их на практике, и стала важным шагом в подготовке квалифицированного специалиста в области делопроизводства и архивного хранения документов.
По результатам практики были разработаны предложения (в пределах компетенции практиканта) по улучшению системы документационного обеспечения управления и организации архивной работы в ОАНО ВО «МосТех». Предлагаемые меры направлены на повышение эффективности работы с документами, обеспечение сохранности информации и приведение процессов в соответствие с современными требованиями. Ниже перечислены основные рекомендации:
Целесообразно рассмотреть возможность поэтапного перехода к электронному документообороту для текущих рабочих процессов и последующего архивирования документов. Внедрение ЭДО позволит автоматизировать обработку документов и значительно сократить время на выполнение рутинных операций при работе с архивными материалами. За счёт цифровой регистрации и хранения документов сотрудники смогут быстрее находить необходимую информацию, а риск утраты документов снизится благодаря резервному копированию и контролю доступа. Кроме того, электронный архив повысит сохранность ценных сведений (защитит от физического износа бумажных носителей) и облегчит удалённый доступ к документам для работников структурных подразделений. Реализация данной меры потребует приобретения или разработки соответствующего программного обеспечения и обучения персонала навыкам работы в системе ЭДО, однако в долгосрочной перспективе принесёт значимые выгоды в виде повышения оперативности и прозрачности документооборота.
Рекомендуется провести ревизию и обновление локальных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство и архивное хранение в организации (Инструкции по делопроизводству, Положения об архиве и ЭК и др.). Необходимо привести их в соответствие с последними изменениями законодательства и методическими рекомендациями Росархива, а также учесть накопленный передовой опыт в сфере управления документами. Например, за последние годы были приняты новые нормативные акты (об обновлённых сроках хранения, о порядке работы с электронными документами и др.), которые следует отразить во внутренних инструкциях. Актуализация документов позволит установить единообразные требования к оформлению и хранению документов, устранить возможные пробелы или противоречия в действующих правилах, а также чётко определить обязанности сотрудников в части ведения архива. Обновлённые инструкции целесообразно довести до сведения всех подразделений, обеспечив их соблюдение на практике.
Важным фактором эффективного функционирования системы документационного хранения является компетентность и осведомлённость сотрудников, работающих с документами. Предлагается организовать регулярное обучение и инструктаж работников организации по вопросам делопроизводства и архивного дела. Например, можно проводить семинары или внутренние тренинги по темам правильного формирования дел, соблюдения сроков хранения, применения номенклатуры, подготовки документов к архивной передаче. Также следует уделить внимание ознакомлению сотрудников с обновлёнными инструкциями и нормативными требованиями – через рассылки, памятки, консультации ответственного архивариуса. Повышение общей информационной культуры персонала в сфере документооборота позволит снизить количество ошибок при оформлении документов, улучшить качество формирования дел на местах и облегчить работу архивной службы. Дополнительно можно внедрить практику периодической внутренней проверки состояния дел в подразделениях (самоаудит) и обмена лучшими практиками, что будет способствовать поддержанию порядка в текущем хранении документов.
Внедрение перечисленных предложений будет способствовать дальнейшему совершенствованию системы документооборота в ОАНО ВО «МосТех». Переход на современные цифровые технологии, своевременное обновление регламентов и повышение профессиональных навыков сотрудников создадут условия для более эффективного управления документами и надежного сохранения архивных материалов. Это, в свою очередь, повысит качество работы учреждения с документированной информацией и обеспечит ее сохранность для будущих потребностей организации.
