Производственная практика является ключевым элементом подготовки бакалавров направления 09.03.03 «Прикладная информатика» и направлена на формирование профессиональных умений, необходимых для работы в области проектирования, сопровождения и эксплуатации информационных систем. Практика позволяет студенту применить полученные теоретические знания в условиях реальной организации, изучить особенности функционирования информационной инфраструктуры и исследовать процессы обработки данных и документов.
Базой прохождения практики стало Муниципальное казённое учреждение «Управление информационных технологий и связи города Сургута». Учреждение подведомственно Администрации города Сургута и выполняет функции оператора муниципальной информационной инфраструктуры. Организация обеспечивает эксплуатацию и развитие информационных систем городского уровня, поддержку пользователей, сопровождение электронного документооборота, организацию телекоммуникационной связи, функционирование официальных интернет-ресурсов, а также выполнение задач в области информационной безопасности. Структура учреждения включает несколько уровней управления и ряд специализированных подразделений: отдел информационных технологий, отдел сопровождения информационных систем, отдел технической поддержки пользователей, отдел связи и телекоммуникаций, отдел документооборота, отдел информационной безопасности и административно-хозяйственный сектор.
Во время практики студент был распределён в подразделение, отвечающее за сопровождение процессов документооборота и поддержку внутренних информационных систем. Рабочее место располагалось в отделе, осуществляющем регистрацию служебных документов, формирование электронных карточек, передачу документов исполнителям, контроль сроков исполнения, работу с архивом, а также взаимодействие с техническими специалистами в случаях необходимости устранения ошибок или сбоев. Должностные обязанности практиканта включали изучение системы электронного документооборота, анализ взаимодействия сотрудников в процессе обработки документов, наблюдение за технологическими операциями регистрации и маршрутизации, а также выполнение отдельных задач по сопровождению внутренних систем и подготовке аналитических материалов.
Особенностью технологических процессов подразделения является сочетание автоматизированных и ручных операций. Значительная часть документов проходит регистрацию в электронном виде, однако отдельные этапы — формирование сопроводительных материалов, передача документов между подразделениями, контроль уже исполненных поручений — могут выполняться вручную. Документооборот подразделения тесно связан с деятельностью других отделов, что требует постоянного обмена информацией, согласования действий и строгого соблюдения установленных сроков.
Введение в отчёт отражает ключевые сведения о принимающей организации, её структуре, профиле деятельности и задачах, а также описывает специфику рабочего места студента. Полученные знания и опыт составляют основу дальнейшей проектной части, направленной на анализ и совершенствование процессов обработки документов в МКУ «УИТС г. Сургута».
1 Характеристика предприятия и описание модели предприятия с описанием миссии компании и основных бизнес-целей функционирования компании
Общая характеристика МКУ «УИТС г. Сургута»
Муниципальное казённое учреждение «Управление информационных технологий и связи города Сургута» является специализированной организацией, обеспечивающей функционирование цифровой инфраструктуры муниципалитета. Учреждение осуществляет свою деятельность на основании Устава и подведомственно Администрации города Сургута. МКУ «УИТС» выполняет функции оператора муниципальных информационных систем, обеспечивая организацию процессов цифровой трансформации, техническую поддержку пользователей, развитие телекоммуникационных сервисов и поддержание устойчивой работы информационных ресурсов.
Назначение учреждения заключается в организации и координации работ, связанных с внедрением, сопровождением и развитием муниципальных информационных систем, оказанием услуг в области связи и обеспечением информационной безопасности. МКУ «УИТС» выступает центром компетенций по вопросам информатизации, технической поддержки и внедрения современных информационных технологий в деятельность органов местного самоуправления.
Роль учреждения в ИТ-инфраструктуре города включает поддержку сетевых ресурсов, муниципальных информационных систем, систем электронного документооборота, официальных порталов, сервисов взаимодействия граждан с администрацией, а также обеспечение непрерывности и надежности функционирования каналов связи. Среди основных направлений работы — сопровождение электронной подписи, поддержка доступа к государственным информационным системам, обслуживание серверного оборудования, управление сетевыми ресурсами, обработка данных и консультирование пользователей.
Учреждение предоставляет широкий спектр услуг, включающий техническое обслуживание компьютерной и офисной техники, сопровождение специализированных программных продуктов, администрирование информационных систем, поддержку внутренней и внешней коммуникационной инфраструктуры, а также организацию процессов хранения и передачи данных.
Основные направления деятельности МКУ «УИТС» включают:
организацию внутреннего и внешнего документооборота органов власти;
сопровождение муниципальных информационных систем и баз данных;
развитие системы электронного взаимодействия с гражданами и организациями;
обеспечение функционирования интернет-ресурсов города;
выполнение технического обслуживания компьютерного оборудования;
внедрение решений в сфере информационной безопасности.
Миссия, цели и стратегические направления развития
Миссия МКУ «УИТС г. Сургута» состоит в обеспечении эффективного функционирования и развития цифровой среды муниципального управления, создании условий для повышения качества предоставляемых услуг населению и совершенствования процессов управления. Учреждение способствует развитию современной, технологически устойчивой и безопасной информационной инфраструктуры города.
Цели учреждения включают:
повышение уровня автоматизации управленческих процессов;
обеспечение устойчивой и безопасной работы информационных систем;
создание условий для развития цифровых сервисов города;
оптимизацию работы с информацией и документацией;
повышение цифровых компетенций муниципальных служащих.
Стратегические направления развития определяются потребностями администрации города, муниципальными программами цифровой трансформации и федеральными инициативами в области информационных технологий. Среди ключевых направлений — модернизация ИТ-инфраструктуры, развитие цифровых сервисов взаимодействия граждан с органами власти, внедрение инструментов аналитики и мониторинга, повышение качества связи и расширение применения электронного документооборота.
ИТ-стратегия учреждения ориентирована на внедрение современных технологий, сокращение ручного труда, повышение оперативности обработки информации, обеспечение защиты данных и создание единой информационной среды для органов местного самоуправления. Основой стратегии выступают принципы эффективности, прозрачности, надежности и доступности информационных сервисов.
1.3 Бизнес-архитектура предприятия
Бизнес-архитектура МКУ «УИТС» включает систему основных процессов, обеспечивающих выполнение функций учреждения. К ключевым процессам относятся:
обслуживание пользователей и техническая поддержка;
управление информационными системами;
ведение электронного документооборота;
организация и обеспечение телекоммуникационной связи;
сопровождение официальных информационных ресурсов;
обеспечение информационной безопасности и защиты данных.
Процесс обработки документов занимает центральное место в деятельности учреждения, поскольку является основой оперативного взаимодействия органов власти, подразделений администрации, муниципальных организаций и граждан. Управление входящей, исходящей и внутренней документацией обеспечивает регистрацию обращений, передачу поручений, контроль сроков исполнения, ведение архивов и подготовку отчетности.
Участниками процессов обработки документов являются специалисты отдела документооборота, сотрудники функциональных подразделений, руководители, технические специалисты и пользователи муниципальных информационных систем. Типовой процесс включает этапы регистрации, классификации, согласования, передачи документa исполнителю, контроля исполнения и последующей архивации.
С учётом масштабов документооборота, высокой нагрузки на подразделения и необходимости сокращения сроков обработки информации возникает потребность в развитии автоматизированных систем, оптимизирующих работу с документами. Это формирует основу для дальнейшей цифровизации процессов и позволяет обеспечить повышение эффективности муниципального управления.
2 Организационная структура
2.1 Общая организационная структура МКУ «УИТС г. Сургута»
Организационная структура Муниципального казённого учреждения «Управление информационных технологий и связи города Сургута» построена по иерархическому принципу и включает несколько уровней управления, обеспечивающих разделение полномочий и ответственность за выполнение функций учреждения.
Первый уровень управления представлен руководителем учреждения (директором МКУ «УИТС»), который осуществляет общее руководство деятельностью организации, определяет стратегические направления развития, несёт ответственность за исполнение функций, установленных учредителем, и принимает ключевые управленческие решения.
Второй уровень управления составляют заместители директора, курирующие отдельные направления деятельности: техническую поддержку, управление информационными системами, развитие телекоммуникационной инфраструктуры, вопросы безопасности и организационно-административную работу.
Третий уровень управления представлен структурными подразделениями.
Основные подразделения учреждения включают (см. рисунок 1):
отдел информационных технологий;
отдел сопровождения информационных систем;
отдел технической поддержки пользователей;
отдел связи и телекоммуникаций;
отдел документооборота и организационного обеспечения;
отдел информационной безопасности;
административно-хозяйственный сектор.
Каждое подразделение выполняет строго определённые функции, связанные с обеспечением стабильной работы информационной инфраструктуры, оказанием услуг внутренним пользователям, обработкой документации, сопровождением городских сервисов и обеспечением безопасности данных.
Рисунок 1 – Общая организационная структура МКУ «УИТС г. Сургута»
Структура организации обеспечивает распределение обязанностей, исключает дублирование функций и создаёт условия для эффективного выполнения задач учреждения. Наличие нескольких уровней управления позволяет оперативно решать текущие технические и организационные вопросы, поддерживать взаимодействие между подразделениями и обеспечивать устойчивость цифровой инфраструктуры муниципалитета.
2.2 Организационная структура подразделения, где проходила практика
Практика проходила в подразделении, выполняющем функции сопровождения информационных систем и организацию документооборота. Данный отдел играет ключевую роль в обеспечении бесперебойной работы муниципальных ИТ-сервисов, а также отвечает за корректное ведение документооборота внутри учреждения.
Основная роль отдела заключается в своевременной обработке, распределении и контроле исполнения служебных документов, поддержке функционирования информационных систем, а также обеспечении взаимодействия между подразделениями учреждения. Отдел является связующим звеном между техническими специалистами, администрацией и конечными пользователями.
К основным функциям отдела относятся:
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
формирование электронных карточек документов в информационной системе;
распределение документов по исполнителям и контроль установленных сроков;
организация хранения документов и архивация;
консультирование сотрудников по вопросам работы с внутренними ИТ-системами;
сопровождение электронного документооборота учреждения;
обеспечение корректной маршрутизации служебных записок, распоряжений и обращений;
взаимодействие с техническими специалистами в случае выявления ошибок или сбоев в программном обеспечении.
Взаимодействие отдела с другими подразделениями носит постоянный и системный характер. При обработке документации отдел работает с административным блоком, подразделениями технической поддержки, отделом связи, а также с отделом информационной безопасности, поскольку документы могут содержать конфиденциальную информацию, требующую соблюдения установленных правил защиты.
В ситуациях, когда документ связан с техническими вопросами, отдел направляет его соответствующим специалистам или передаёт в отдел технической поддержки. В случае, если документ касается организационных мероприятий, он совместно обрабатывается с административным сектором. Такой подход исключает задержки в прохождении информации и способствует повышению эффективности управления.
Организационная структура подразделения сопровождения и документооборота представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 – Организационная структура подразделения сопровождения и документооборота
В результате взаимодействия отдела с другими структурными единицами обеспечивается непрерывность процессов обработки документов, что имеет важное значение для функционирования ИТ-инфраструктуры и выполнения задач учреждения.
3 Состояние ИТ в организации
3.1 Анализ уровня автоматизации процессов
Анализ уровня автоматизации в МКУ «УИТС г. Сургута» показывает, что учреждение активно использует информационные системы для поддержки своей деятельности, однако ряд процессов, связанных с документооборотом, остаётся частично ручными. Это оказывает влияние на скорость обработки документов, точность выполнения операций и общую эффективность управления.
Текущие методы обработки документов включают использование как электронных, так и бумажных инструментов. Основные этапы обработки документов выполняются в электронной форме: регистрация входящей корреспонденции, создание электронных карточек документов, распределение задач между исполнителями, формирование служебных записок и контроль сроков исполнения. В то же время отдельные операции, такие как подготовка сопроводительных материалов или подтверждение получения отдельных документов, могут выполнять вручную.
В учреждении применяются существующие информационные системы, обеспечивающие функционирование процессов регистрации, хранения и контроля исполнения документации. Они включают систему регистрации входящих и исходящих документов, систему внутреннего электронного документооборота, средства архивации, а также специализированные программные продукты, используемые различными подразделениями учреждения.
Структура автоматизированных процессов обработки документов в МКУ «УИТС» представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 – Структура автоматизированных процессов обработки документов в МКУ «УИТС»
Уровень цифровой зрелости процессов можно оценить как средний. Основная часть процессов автоматизирована, однако остаются отдельные задачи, требующие внедрения более современных решений. Например, маршрутизация документов реализована частично вручную, что увеличивает нагрузку на сотрудников. Кроме того, значительная часть работы по контролю исполнения поручений выполняется путем анализа журналов и отчетов, что также повышает риск ошибок.
Для повышения цифровой зрелости требуется расширение функциональности существующей системы документооборота, внедрение удобных интерфейсов для сотрудников, а также автоматизация контроля исполнения задач.
3.2 Программное обеспечение и ИТ-инфраструктура МКУ «УИТС»
Программное обеспечение и информационная инфраструктура учреждения представляют собой комплекс технических и программных средств, обеспечивающих выполнение функций по сопровождению и развитию муниципальной ИТ-среды. Состав систем включает серверы, рабочие станции, сетевое оборудование, средства защиты информации, а также программные решения, обеспечивающие взаимодействие сотрудников.
Программная среда учреждения состоит из системного и прикладного программного обеспечения. К системному относятся операционные системы, средства виртуализации, программные продукты для обеспечения сетевой безопасности и защиты данных. Прикладное программное обеспечение представлено системами документооборота, регистраторами обращений, средствами обработки заявок пользователей, а также специализированными информационными ресурсами, используемыми отдельными подразделениями.
Основное программное обеспечение, используемое в МКУ «УИТС» представлено в таблице 1.
Таблица 1 – Основное программное обеспечение, используемое в МКУ «УИТС»
Платформы учёта, регистрации обращений и документов используются для обеспечения централизованной работы с информацией. Они позволяют вести учет входящих и исходящих документов, отслеживать выполнение заданий, формировать отчеты и управлять задачами сотрудников. Системы интегрированы с другими информационными ресурсами учреждения, что ускоряет обмен данными и упрощает обработку информации.
При этом в ИТ-инфраструктуре учреждения присутствуют проблемы и недостатки. Среди них:
частичное дублирование информации при регистрации документов;
недостаточная автоматизация этапов маршрутизации документации;
высокая нагрузка на существующие аппаратные ресурсы при увеличении объёмов данных;
отсутствие единой системы мониторинга состояния информационных систем;
необходимость регулярного обновления программного обеспечения;
высокая зависимость некоторых процессов от ручных операций сотрудников.
На рисунке 4 изображена ИТ-инфраструктура МКУ «УИТС г. Сургута».
Рисунок 4 – ИТ-инфраструктура МКУ «УИТС г. Сургута»
Несмотря на существующие недостатки, ИТ-инфраструктура учреждения в целом обеспечивает выполнение ключевых задач и поддерживает функционирование муниципальных сервисов. Однако для обеспечения дальнейшего развития цифровой среды требуется модернизация отдельных компонентов, расширение функциональности автоматизированных систем и усиление мер информационной безопасности.
4 Индивидуальное задание
4.1 Характеристика жизненного цикла информационной системы предприятия с выявлением места проектируемого комплекса задач на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
Информационные системы, используемые в МКУ «УИТС г. Сургута», обеспечивают выполнение ключевых функций учреждения, связанных с поддержкой управленческих процессов, документооборота, технической поддержки пользователей и взаимодействия между подразделениями. Наиболее значимые ИС включают систему электронного документооборота, систему регистрации входящих и исходящих документов, платформу учёта обращений, сервисы электронной подписи, систему архивации, а также информационные ресурсы, применяемые для внутреннего обмена данными.
Жизненный цикл информационных систем учреждения соответствует классической модели: инициирование, анализ требований, проектирование, разработка, внедрение, эксплуатация и сопровождение. На этапе инициирования определяется необходимость создания или модернизации системы. Этап анализа включает изучение текущих процессов, выявление требований к функциональности. Проектирование предусматривает создание архитектуры системы и определение её компонентов. Разработка включает реализацию программных модулей и настройку инфраструктуры. Внедрение осуществляется через установку системы, тестирование и обучение персонала. Эксплуатация состоит в ежедневном использовании системы сотрудниками учреждения. Сопровождение включает обновление программного обеспечения, устранение ошибок и расширение функциональности.
Подсистема обработки документов занимает центральное место в структуре информационных систем учреждения, так как документопоток обеспечивает значительную часть управленческой и организационной деятельности. Проектируемый комплекс задач относится к функциональному блоку регистрации, маршрутизации, контроля исполнения и архивации документов. Он интегрируется с существующими системами электронного документооборота и является частью общей информационной среды, обеспечивающей движение документов внутри учреждения.
На рисунке 5 изображено место подсистемы обработки документов в жизненном цикле информационной системы МКУ «УИТС».
Рисунок 5 – Место подсистемы обработки документов в жизненном цикле информационной системы МКУ «УИТС»
Проектируемая подсистема находится на стыке двух ключевых процессов: управления документами и обеспечения внутреннего взаимодействия сотрудников. Её внедрение позволяет автоматизировать часть рутинных операций и улучшить качество управления информационными потоками.
4.2 Функциональная архитектура проектируемой информационной системы на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
Функциональная архитектура информационной системы обработки документов представляет собой структурированную модель, состоящую из логических уровней, функциональных модулей и ролей пользователей. Она отражает взаимодействие компонентов системы и обеспечивает выполнение операций по обработке документов.
Архитектура системы включает три функциональных уровня:
пользовательский уровень (передача данных, ввод и просмотр документов, формирование задач);
прикладной уровень (логика обработки документов, маршрутизация, контроль сроков исполнения, автоматическая генерация отчетов);
уровень хранения данных (база данных документов, архив, журналы регистрации).
Модули системы включают:
модуль регистрации документов;
модуль формирования электронной карточки;
модуль маршрутизации и передачи исполнителям;
модуль контроля сроков исполнения;
модуль архивации документов;
модуль поиска и формирования отчетов.
Роли пользователей системы определяют уровень их доступа и функциональные возможности. Основные роли:
администратор системы (настройка системы, управление доступом);
оператор документооборота (регистрация документов, создание карточек, передача исполнителям);
исполнитель (получение документов, выполнение поручений, отметка о выполнении);
руководитель (контроль исполнения, утверждение, закрытие процессов).
Проектируемая подсистема занимает место на прикладном уровне и интегрируется с существующим пользовательским интерфейсом системы документооборота. Она расширяет функциональность обработки документов за счёт автоматизации маршрутизации, повышения точности контроля исполнения и упрощения процесса поиска информации.
Функциональная архитектура подсистемы обработки документов представлена в приложении А.
4.3 Постановка цели проекта автоматизации с измеримым результатом и эффектами на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
Цель проекта автоматизации обработки документов заключается в повышении эффективности работы МКУ «УИТС» за счёт внедрения программного решения, обеспечивающего ускорение обработки входящей и исходящей документации, сокращение количества ошибок и повышение прозрачности процессов (см. рисунок 7).
Цифровизация обработки документов предполагает:
автоматическую регистрацию входящих и исходящих документов;
создание электронных карточек для каждого документа;
автоматическую маршрутизацию документов между сотрудниками;
установление и контроль сроков исполнения;
ведение электронного архива;
формирование отчётности в режиме реального времени.
Измеримые показатели эффективности:
сокращение времени регистрации документов на 30–40 процентов;
снижение количества ошибок в обработке документов на 20–25 процентов;
уменьшение времени передачи документов между подразделениями на 50 процентов;
сокращение задержек в исполнении поручений;
увеличение прозрачности документооборота за счёт автоматизированного контроля.
Прямые эффекты для учреждения:
снижение трудозатрат сотрудников;
повышение скорости обработки документов;
уменьшение количества дублирующих операций;
улучшение качества контроля исполнения.
Косвенные эффекты:
повышение общей эффективности управления;
улучшение организации взаимодействия подразделений;
сокращение количества конфликтных ситуаций из-за потери или задержки документов;
повышение цифровой зрелости учреждения.
Рисунок 7 – Цель автоматизации и ожидаемые эффекты проекта
4.4 Постановка задачи автоматизации бизнес-процессов обработки документов с построением и обоснованием новой модели бизнес- и информационных процессов на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
Существующая организация процессов обработки документов в МКУ «УИТС» характеризуется частичной автоматизацией, наличием ручных операций и отсутствием полной интеграции между действиями сотрудников. Для разработки проекта автоматизации необходимо определить текущее состояние процессов (AS-IS), выявить их недостатки и сформировать улучшенную модель (TO-BE).
Текущая модель (AS-IS) представляет собой последовательность операций регистрации, передачи, согласования и контроля исполнения документов, выполняемых как в электронном виде, так и вручную (см. рисунок 8). Основная проблема заключается в отсутствии единой автоматизированной маршрутизации, что приводит к увеличению времени обработки документов и повышению операционной нагрузки на сотрудников.
Рисунок 8 – Модель бизнес-процесса обработки документов AS-IS
Основные проблемы и узкие места (см. таблица 2):
временные задержки при передаче документов между подразделениями;
дублирование операций при регистрации и заполнении карточек;
высокая зависимость от человеческого фактора при контроле сроков;
отсутствие автоматических уведомлений исполнительных сотрудников;
сложность формирования отчётности о состоянии документооборота.
Таблица 2 – Проблемы существующего процесса обработки документов AS-IS
Будущая модель (TO-BE) предусматривает автоматизацию ключевых действий:
электронную регистрацию;
автоматическую маршрутизацию;
электронные уведомления;
централизованный контроль исполнения;
формирование отчётности в автоматическом режиме.
Новая модель снижает влияние человеческого фактора и обеспечивает большее соответствие требованиям цифрового управления (см. рисунок 9).
Рисунок 9 – Модель бизнес-процесса обработки документов TO-BE
Автоматизация процессов позволит добиться единообразия выполнения операций и сокращения временных затрат, повысит качество управления документооборотом и обеспечит прозрачность всех этапов обработки документов.
4.5 Инфологическая модель предметной области и модель базы данных на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
В рамках проектирования информационной системы важным этапом является построение инфологической модели предметной области, отражающей основные сущности и связи между ними. Инфологическая модель служит основой для проектирования логической и физической модели базы данных. Она позволяет описать состав данных, их характеристики и взаимосвязи, обеспечивающие корректную работу системы обработки документов.
Система должна хранить информацию о документах, типах документов, маршрутах передачи, исполнителях, статусах обработки и связанных файлах. Данные сущности образуют ядро базы данных, обеспечивая возможность регистрации, учета, поиска и контроля исполнения документов.
Основные сущности предметной области:
документ;
тип документа;
исполнитель;
подразделение;
маршрут документа;
статус исполнения;
файл-вложение.
На рисунке 10 изображена инфологическая модель предметной области подсистемы обработки документов.
Рисунок 10 – Инфологическая модель предметной области подсистемы обработки документов
Пример структуры атрибутов сущности «Документ» можно увидеть в таблице 3.
Таблица 3 – Пример структуры атрибутов сущности «Документ»
ER-диаграмма отражает взаимосвязи между сущностями и определяет структуру будущей базы данных. В её основе лежат связи «один ко многим» и «многие ко многим», характерные для систем документооборота (см. рисунок 11).
Рисунок 11 – ER-диаграмма базы данных подсистемы обработки документов
Ниже описано текстовое содержание ER-диаграммы:
Сущность «Документ» связана:
с сущностью «Тип документа» (один тип – много документов);
с сущностью «Исполнитель» (один исполнитель – много документов);
с сущностью «Статус исполнения» (один статус – много документов);
с сущностью «Маршрут документа» (один документ – много этапов маршрута);
с сущностью «Файл-вложение» (один документ – много файлов).
Сущность «Исполнитель» связана с сущностью «Подразделение»:
– одно подразделение включает многих исполнителей.
Сущность «Маршрут документа» содержит:
номер этапа;
исполнителя;
дату и время передачи;
результат выполнения этапа.
Пример структуры сущности «Маршрут документа» показан в таблице 4.
Таблица 4 – Пример структуры сущности «Маршрут документа»
Модель базы данных обеспечивает возможность:
создания и ведения электронных карточек документов;
хранения информации о пути прохождения документа по подразделениям;
отслеживания текущего статуса документа;
хранения нескольких файлов, связанных с документом (сканы, приложения, ответные документы);
автоматизации контроля сроков исполнения и формирования отчетов.
4.6 Проектирование, разработка и внедрение информационной системы обработки документов на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
Проектирование, разработка и внедрение информационной системы обработки документов для МКУ «УИТС г. Сургута» представляет собой комплексную задачу, направленную на повышение эффективности управления документами, устранение ручных операций, снижение количества ошибок и обеспечение прозрачности всех этапов обработки документации. Реализация проекта включает несколько взаимосвязанных этапов: анализ требований, архитектурное проектирование, выбор технологий, разработка модулей, тестирование, внедрение, обучение сотрудников и дальнейшее сопровождение.
Проектирование системы начинается с формирования требований, полученных на основе анализа существующих бизнес-процессов, интервью с сотрудниками отдела документооборота и анализа текущих инструментов работы. На основании выявленных проблем и желаемой модели TO-BE формируется перечень функциональных требований, включающий обязательную автоматизацию регистрации документов, маршрутизации, контроля исполнения, формирования отчётов и ведения электронного архива (см. рисунок 12).
Рисунок 12 – Этапы проектирования информационной системы обработки документов
Архитектура проектируемой системы формируется на основе принципа модульности. Она предполагает разделение системы на функциональные компоненты, каждый из которых отвечает за выполнение конкретной задачи. Архитектура включает серверную часть, обеспечивающую обработку данных и взаимодействие модулей, базу данных, в которой хранятся сведения о документах и связанных объектах, а также клиентскую часть, предназначенную для работы сотрудников учреждения.
Основные структурные компоненты системы (см. таблицу 5):
модуль регистрации документов;
модуль формирования электронной карточки документа;
модуль маршрутизации;
модуль контроля исполнения;
модуль формирования отчетности;
модуль архивации;
административный модуль управления пользователями.
Таблица 5 – Функциональные модули проектируемой системы
Выбор технологий определяется инфраструктурными возможностями учреждения, требованиями к безопасности данных и удобством дальнейшего сопровождения системы. В качестве серверной платформы возможно использование веб-архитектуры на основе технологий, поддерживающих масштабирование, централизованное обновление и безопасность данных. База данных должна поддерживать хранение большого объема информации, обеспечение целостности данных, механизмов резервного копирования и восстановления.
Разработка системы включает реализацию модулей согласно архитектурным требованиям. Каждый модуль проходит внутреннюю проверку, тестирование интерфейсов, обработку исключений и проверку корректности взаимодействия с другими модулями. После реализации функциональности система интегрируется с существующими информационными сервисами учреждения, такими как электронная подпись, система учета обращений и служебные почтовые сервисы.
Логическая структура проектируемого решения представлена на рисунке 13.
Рисунок 13 – Логическая структура проектируемого решения
Иллюстрации разработанной информационной системы.
Рисунок 14 – Экран входа в информационную систему обработки документов IS DocFlow
На данном экране осуществляется аутентификация пользователей информационной системы. Ввод логина и пароля обеспечивает разграничение доступа к функционалу системы в зависимости от роли пользователя и требований информационной безопасности.
Рисунок 15 – Форма регистрации документа в информационной системе IS DocFlow
Форма используется для регистрации входящих документов и включает поля ввода регистрационного номера, типа документа, подразделения-получателя, темы (краткого содержания) и отправителя. Заполнение обязательных полей обеспечивает корректность регистрации и дальнейшей обработки документа.
Рисунок 16 – Электронная карточка зарегистрированного документа
На экране отображается электронная карточка документа после его регистрации в системе. Карточка содержит основные данные о документе, включая регистрационный номер, тип, тему, отправителя, получателя, дату создания и текущий статус обработки.
Рисунок 17 – Экран маршрутизации и контроля исполнения документа
Данный интерфейс предназначен для назначения исполнителя, установки срока исполнения, изменения статуса документа и добавления комментариев. Экран используется для управления маршрутизацией документа и контроля выполнения поручений.
Рисунок 18 – Экран отчётности информационной системы IS DocFlow
Экран отчётности позволяет получать сводную информацию о состоянии документооборота, включая общее количество документов, распределение по статусам и наличие просроченных документов. Данные используются для анализа и управленческого контроля.
Тестирование является ключевым этапом внедрения информационной системы. Оно проводится для того, чтобы убедиться в корректности работы функциональных модулей, надежности хранения данных и стабильности системы при нагрузке. На этапе тестирования используется несколько типов проверок:
функциональное тестирование (проверка корректности работы каждого модуля);
интеграционное тестирование (проверка взаимодействия модулей между собой);
нагрузочное тестирование (оценка поведения системы при увеличении количества операций);
пользовательское тестирование (участие сотрудников учреждения в проверке системы).
Основные виды тестирования, применяемые при внедрении системы представлены в таблице 6.
Таблица 6 – Основные виды тестирования, применяемые при внедрении системы
После завершения тестирования система проходит этап пилотного внедрения в одном подразделении. Этот этап позволяет выявить возможные проблемы, связанные с реальным использованием системы, а также получить замечания и предложения от сотрудников. В результате пилотного внедрения в проект вносятся корректировки для повышения удобства и устранения выявленных ошибок.
Полноценное внедрение системы проводится после успешного завершения пилотной эксплуатации. Оно включает развертывание системы на всех рабочих местах, настройку прав доступа для сотрудников, создание резервных копий базы данных, интеграцию с существующими сервисами МКУ «УИТС» и проведение обучающих мероприятий для сотрудников (см. рисунок 14).
Рисунок 19 – Общая схема процесса внедрения информационной системы
Обучение пользователей является обязательным этапом внедрения. Оно включает проведение инструктажей, предоставление инструкций по работе с системой, проведение демонстрационных занятий и ответов на вопросы сотрудников. Качественное обучение способствует снижению количества ошибок при использовании системы и ускоряет процесс адаптации пользователей к новым инструментам.
Важным элементом внедрения является последующее сопровождение системы. Оно включает устранение ошибок, обновление программного обеспечения, расширение функциональности, контроль работоспособности серверов и базы данных, обеспечение безопасности данных и ведение технической документации.
Таким образом, проектирование, разработка и внедрение системы обработки документов представляет собой комплекс мероприятий, направленных на создание современного инструмента для управления документопотоком учреждения. Реализация проекта позволяет повысить скорость и качество выполнения операций, сократить количество ошибок, обеспечить прозрачность процессов и повысить эффективность работы МКУ «УИТС г. Сургута».
