В современных условиях развития цифровой экономики и усиления конкурентной среды автоматизация деятельности торговых организаций становится неотъемлемым фактором устойчивого функционирования и развития бизнеса. Особенно актуальной данная задача является для предприятий, работающих в сфере продажи спецодежды и средств индивидуальной защиты, поскольку такие организации оперируют широким ассортиментом продукции, обязаны учитывать отраслевые нормативы и обеспечивать высокий уровень точности при работе с заказами и складскими остатками.
Рынок спецодежды отличается рядом специфических особенностей. Продукция данного сегмента имеет большое количество характеристик: размеры, ростовки, сезонность, класс защиты, материал изготовления и область применения. Ошибки при подборе или учёте таких товаров приводят не только к финансовым потерям, но и к снижению доверия со стороны корпоративных клиентов. В этой связи особое значение приобретает наличие надёжной информационной системы, обеспечивающей централизованное хранение данных, автоматизированный учёт операций и оперативный доступ сотрудников к актуальной информации.
На практике значительная часть организаций малого и среднего бизнеса, занимающихся продажей спецодежды, продолжает использовать разрозненные инструменты учёта: электронные таблицы, бумажные документы, локальные файлы и устные договорённости между сотрудниками. Такой подход формируется исторически и может быть приемлем на начальных этапах деятельности, однако по мере роста количества клиентов и объёмов продаж он становится источником системных проблем. К ним относятся дублирование информации, несоответствие фактических и учётных остатков, сложность формирования аналитической отчётности и повышенная зависимость от человеческого фактора.
Актуальность данной выпускной квалификационной работы обусловлена необходимостью перехода от фрагментарного учёта к комплексной информационной системе, включающей серверное веб-приложение, клиентское веб-приложение и централизованную базу данных. Такая система должна обеспечивать автоматизацию ключевых бизнес-процессов организации по продаже спецодежды и соответствовать современным требованиям к надёжности, масштабируемости и информационной безопасности.
Объектом исследования в работе является деятельность организации ООО «Техноавиа-Ярославль», осуществляющей продажу спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты.
Предметом исследования являются процессы учёта товаров, оформления заказов, управления складскими запасами и формирования отчётности, подлежащие автоматизации.
Целью выпускной квалификационной работы является проектирование и разработка информационной системы для организации по продаже спецодежды на примере ООО «Техноавиа-Ярославль».
Для достижения поставленной цели в работе предполагается решение следующих задач:
анализ предметной области и особенностей деятельности организации;
исследование действующей системы учёта и продаж;
выявление проблем и ограничений существующих бизнес-процессов;
анализ существующих программных решений в данной сфере;
обоснование необходимости автоматизации;
формирование требований к разрабатываемой информационной системе.
Практическая значимость работы заключается в возможности использования разработанных проектных решений для внедрения в деятельности ООО «Техноавиа-Ярославль», а также их адаптации для аналогичных организаций, работающих в сфере торговли спецодеждой и средствами индивидуальной защиты.
1 Аналитическая часть
1.1 Характеристика объекта информатизации (организация по продаже спецодежды ООО «Техноавиа-Ярославль»)
Объектом информатизации в рамках данной выпускной квалификационной работы является деятельность торговой организации ООО «Техноавиа-Ярославль», осуществляющей продажу спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты (СИЗ) для предприятий различных отраслей, а также для частных лиц. Организация является региональным подразделением группы компаний «Техноавиа», одной из крупнейших российских компаний в сфере комплексного обеспечения работников средствами индивидуальной защиты.
Основной профиль деятельности ООО «Техноавиа-Ярославль» связан с оптово-розничной реализацией специализированной продукции, предназначенной для использования в условиях повышенных производственных рисков. К таким условиям относятся строительные работы, промышленное производство, транспортная сфера, энергетика, коммунальные и сервисные службы. В связи с этим реализуемая продукция должна соответствовать требованиям действующих нормативных документов в области охраны труда и промышленной безопасности.
Организация осуществляет свою деятельность на территории Ярославской области, обслуживая как постоянных корпоративных клиентов, так и разовых покупателей. Наличие регионального офиса и складского подразделения позволяет компании оперативно обрабатывать заказы, однако одновременно повышает требования к точности учёта товарных остатков и согласованности действий сотрудников.
Для целей анализа и последующего проектирования информационной системы деятельность ООО «Техноавиа-Ярославль» рассматривается как типичный пример торгового предприятия малого и среднего бизнеса, специализирующегося на продаже спецодежды. Это позволяет в дальнейшем использовать полученные результаты для внедрения разработанной системы и на аналогичных предприятиях.
Основными видами деятельности ООО «Техноавиа-Ярославль» являются:
продажа спецодежды и спецобуви;
продажа средств индивидуальной защиты (каски, перчатки, респираторы и др.);
комплектация индивидуальных и корпоративных заказов;
складское хранение и учёт товаров;
консультационное сопровождение клиентов при подборе продукции.
Ассортимент организации включает большое количество товарных позиций, каждая из которых имеет набор характеристик: наименование, размер, ростовку, сезонность, материал, назначение, а в ряде случаев — класс защиты. Такая структура ассортимента существенно усложняет процессы учёта и требует использования информационных средств, способных хранить и обрабатывать данные в структурированном виде.
В отличие от стандартных розничных магазинов, продажи спецодежды часто осуществляются не поштучно, а комплектами, например, комплект экипировки для одного сотрудника или группы работников. Это накладывает дополнительные требования к информационной системе, так как необходимо учитывать взаимосвязи между позициями внутри комплекта.
Организационная структура ООО «Техноавиа-Ярославль» относится к линейно-функциональному типу и включает ограниченное число сотрудников, каждый из которых выполняет несколько функций. Такая структура характерна для региональных филиалов и предприятий малого и среднего бизнеса.
Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 — Организационная структура ООО «Техноавиа-Ярославль»
В состав организации входят следующие основные должности:
директор филиала;
менеджеры по продажам;
кладовщик;
бухгалтер (либо сотрудник, выполняющий бухгалтерские функции);
администратор информационной системы.
Директор филиала осуществляет общее руководство деятельностью организации, контролирует финансовые показатели, взаимодействует с головным офисом и принимает управленческие решения. Для него особенно важен доступ к сводной аналитической информации о продажах, остатках и эффективности работы сотрудников.
Менеджеры по продажам являются ключевыми пользователями информационной системы. В их обязанности входит приём заявок от клиентов, подбор продукции, проверка наличия товара, оформление заказов и сопровождение сделки до момента отгрузки.
Кладовщик отвечает за физическое движение товаров: приём поступлений, хранение, комплектацию заказов, выдачу и инвентаризацию. Для данной роли особенно важна точность и актуальность данных о складских остатках.
Бухгалтер или сотрудник, выполняющий бухгалтерские функции, работает с первичными документами, счетами, накладными и отчётностью. Корректность данных, передаваемых из системы учёта, напрямую влияет на финансовую дисциплину организации.
Администратор информационной системы обеспечивает сопровождение программного обеспечения, управление правами доступа пользователей, настройку справочников и контроль корректности работы системы в целом.
Для последующего проектирования информационной системы важно определить не только должности, но и информационные потребности каждой роли. Это позволяет сформировать требования к функционалу и разграничению доступа.
Распределение ролей и информационных потребностей приведено в таблице 1.
Таблица 1 — Роли пользователей и их информационные потребности
Наличие нескольких ролей с различными задачами подчёркивает необходимость разграничения прав доступа в информационной системе и реализации ролевой модели пользователей.
Предметная область продажи спецодежды имеет ряд особенностей, которые оказывают прямое влияние на проектирование информационной системы:
необходимость учёта большого количества характеристик товара;
высокая вероятность ошибок при ручном вводе данных;
потребность в быстром поиске и фильтрации ассортимента;
важность точного учёта складских остатков;
регулярное формирование отчётности для руководства и головного офиса.
Кроме того, значительная часть клиентов организации является корпоративной, что требует хранения информации о договорах, условиях сотрудничества и истории заказов. В условиях отсутствия автоматизированной системы такие данные часто хранятся в разрозненном виде, что затрудняет их анализ и использование.
В результате анализа объекта информатизации установлено, что ООО «Техноавиа-Ярославль» является торговой организацией с ярко выраженной спецификой предметной области, связанной с продажей спецодежды и средств индивидуальной защиты. Деятельность организации характеризуется сложной структурой ассортимента, наличием нескольких ролей пользователей и необходимостью обработки значительных объёмов информации. Для наглядного представления внешних связей и информационных потоков ООО «Техноавиа-Ярославль» используется схема внешних взаимодействий, представленная на рисунке 2
Рисунок 2 — Внешние взаимодействия ООО «Техноавиа-Ярославль»
Выявленные особенности деятельности предприятия указывают на целесообразность внедрения специализированной информационной системы, способной обеспечить централизованное хранение данных, автоматизацию основных бизнес-процессов и поддержку принятия управленческих решений. Полученные результаты служат основой для дальнейшего анализа действующей системы учёта и проектирования новой информационной системы.
1.2 Анализ действующей системы учёта, продаж и складских операций
Анализ действующей системы учёта, продаж и складских операций в ООО «Техноавиа-Ярославль» является необходимым этапом для выявления текущего состояния информационного обеспечения деятельности организации, определения существующих проблем и формирования требований к разрабатываемой информационной системе. В рамках данного подраздела рассматриваются основные процессы, связанные с обработкой заказов, учётом товарных остатков и взаимодействием между сотрудниками, а также используемые для этого информационные средства.
Деятельность организации по продаже спецодежды характеризуется постоянным потоком информации: данными о клиентах, заявках, товарных остатках, поставках, отгрузках и документации. Эффективность работы предприятия напрямую зависит от того, насколько быстро и точно эти данные обрабатываются и передаются между участниками бизнес-процессов.
В настоящее время в ООО «Техноавиа-Ярославль» отсутствует единая автоматизированная информационная система, объединяющая процессы продаж, складского учёта и документооборота. Учёт осуществляется с использованием набора разрозненных инструментов, основными из которых являются электронные таблицы, текстовые документы и средства электронной коммуникации.
Электронные таблицы применяются для ведения:
перечня товаров и их характеристик;
учёта складских остатков;
реестра заказов;
фиксации данных о клиентах.
При этом каждая из указанных таблиц может вестись отдельно, разными сотрудниками, без автоматической синхронизации данных. Это приводит к ситуации, при которой одна и та же информация дублируется в нескольких файлах и может содержать расхождения.
Текстовые документы используются для оформления счетов, накладных, договоров и иных сопроводительных документов. Как правило, такие документы заполняются вручную на основе данных, полученных из таблиц или переписки с клиентами.
Средства электронной почты и мессенджеры применяются для приёма заявок от клиентов, согласования условий поставки и уточнения деталей заказов. Информация, полученная таким образом, не всегда своевременно переносится в учётные таблицы, что создаёт риск потери данных или их искажения.
Процесс продажи спецодежды в организации начинается с приёма заявки от клиента. Источниками заявок могут быть телефонные звонки, электронная почта, личное обращение клиента в офис или повторные заказы от постоянных корпоративных клиентов.
На первом этапе менеджер по продажам фиксирует основные параметры заявки:
наименование товара;
требуемые размеры и количество;
сроки поставки;
контактные данные клиента.
Фиксация данных может происходить в разных формах: в виде заметки, сообщения в мессенджере или строки в таблице. Отсутствие стандартизированной формы заявки приводит к тому, что информация о заказе может быть неполной или оформленной в произвольном виде.
После приёма заявки менеджер приступает к проверке наличия товара. Для этого используются данные из таблицы складских остатков либо осуществляется устное уточнение у кладовщика. На данном этапе часто выявляются расхождения между фактическими и учётными остатками, что затрудняет оперативное информирование клиента.
Общая схема обработки заказа в действующей системе представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 — Схема обработки заказа в действующей системе учёта
Особенностью торговли спецодеждой является необходимость учёта не только наименований товаров, но и их размерных характеристик. Одна и та же модель может присутствовать на складе в нескольких размерах, при этом наличие конкретного размера имеет решающее значение для выполнения заказа.
В действующей системе проверка наличия осуществляется вручную. Менеджер анализирует данные таблицы или связывается с кладовщиком, который проверяет фактическое наличие товара на складе. В случае если товар имеется в ограниченном количестве, возникает необходимость его резервирования под конкретный заказ.
Механизм резервирования в существующей системе не автоматизирован. Фактически резерв фиксируется устно или пометкой в таблице, что не исключает ситуации двойного использования одного и того же остатка для разных заказов.
Если требуемого товара нет в наличии, менеджер предлагает клиенту альтернативные варианты либо инициирует процесс заказа у поставщика. Данная информация также фиксируется вручную и не всегда связана с конкретной заявкой в учётных документах.
После подтверждения наличия товара и согласования условий поставки менеджер приступает к оформлению заказа. В зависимости от типа клиента (физическое или юридическое лицо) формируется соответствующий пакет документов.
Для юридических лиц оформляются:
счёт на оплату;
накладная;
договор или спецификация (при необходимости).
Для физических лиц, как правило, формируется товарный чек или накладная.
Документы создаются в текстовом редакторе на основе шаблонов, однако заполнение реквизитов и позиций осуществляется вручную. При этом данные о товаре и количестве переносятся из таблиц или переписки, что увеличивает вероятность ошибок.
Структура документооборота при продаже спецодежды представлена на рисунке 4.
Рисунок 4 — Документооборот при оформлении заказа
Отсутствие автоматической связи между заказом, складскими остатками и документами приводит к тому, что изменения в одном элементе (например, корректировка количества товара) не отражаются автоматически в других.
Складской учёт в ООО «Техноавиа-Ярославль» включает следующие основные операции:
приём товара от поставщиков;
размещение и хранение на складе;
комплектация заказов;
выдача и отгрузка товара;
проведение инвентаризаций.
Учёт поступлений и расходов товаров ведётся в электронных таблицах, которые обновляются кладовщиком либо менеджером. Фактическое движение товара фиксируется в момент выполнения операции, однако обновление учётных данных может происходить с задержкой.
В результате возможны ситуации, при которых:
товар физически отсутствует, но числится в наличии;
товар выдан клиенту, но не списан в учёте;
остатки не отражают резервирование под заказы.
Для наглядного представления типовых складских операций целесообразно использовать диаграмму.
Схема складских операций представлена на рисунке 5.
Рисунок 5 — Основные складские операции в действующей системе
Формирование отчётности в действующей системе осуществляется вручную на основе данных из электронных таблиц. Для подготовки отчётов по продажам, остаткам и динамике заказов сотрудникам необходимо обрабатывать большие объёмы данных, использовать фильтрацию и сводные таблицы.
Наиболее востребованными являются следующие виды отчётов:
отчёт по продажам за период;
отчёт по складским остаткам;
анализ наиболее продаваемых позиций;
отчёт по клиентам и заказам.
Отсутствие автоматизированных средств аналитики приводит к тому, что отчёты формируются нерегулярно и с существенными временными затратами.
Перечень основных отчётов и способы их формирования приведены в таблице 2.
Таблица 2 — Отчётность в действующей системе
Взаимодействие между менеджерами, складом и бухгалтерией осуществляется преимущественно через устные договорённости, электронную почту и мессенджеры. Информация о статусе заказа передаётся неформально, что затрудняет контроль сроков и ответственности.
Отсутствие единой информационной системы приводит к тому, что каждый сотрудник оперирует собственным представлением о состоянии заказа, что особенно критично при большом количестве одновременно обрабатываемых заявок.
На основании проведённого анализа можно выделить следующие ключевые недостатки действующей системы учёта, продаж и складских операций:
отсутствие централизованного хранения данных;
дублирование информации в различных источниках;
высокая зависимость от человеческого фактора;
сложности в контроле складских остатков;
трудоёмкость формирования отчётности;
отсутствие разграничения прав доступа пользователей.
В результате анализа действующей системы учёта, продаж и складских операций в ООО «Техноавиа-Ярославль» установлено, что используемые в настоящее время средства не обеспечивают требуемый уровень автоматизации и прозрачности бизнес-процессов. Разрозненный характер хранения данных, ручное оформление документов и отсутствие автоматического контроля складских остатков существенно снижают эффективность работы организации.
Выявленные недостатки обосновывают необходимость разработки и внедрения единой информационной системы, способной объединить процессы продаж, складского учёта и формирования отчётности, что и является предметом дальнейших этапов выпускной квалификационной работы.
1.3 Анализ технического и программного обеспечения организации
Анализ технического и программного обеспечения организации является важным этапом аналитической части выпускной квалификационной работы, так как позволяет оценить текущее состояние информационной инфраструктуры предприятия и определить степень её готовности к внедрению новой информационной системы. В рамках данного подраздела рассматриваются используемые в ООО «Техноавиа-Ярославль» аппаратные средства, системное и прикладное программное обеспечение, а также особенности их эксплуатации в процессе осуществления основной деятельности.
Эффективность автоматизации напрямую зависит от того, насколько существующая техническая база способна обеспечить стабильную работу программных решений, а также от уровня соответствия используемого программного обеспечения задачам организации. В условиях отсутствия специализированной информационной системы именно анализ текущего состояния позволяет выявить слабые места и определить направления модернизации.
Техническое обеспечение ООО «Техноавиа-Ярославль» представлено стандартным набором аппаратных средств, характерных для торговых организаций малого и среднего бизнеса. В состав технической инфраструктуры входят рабочие станции сотрудников, периферийные устройства, а также сетевое оборудование, обеспечивающее доступ к локальной сети и сети Интернет.
Рабочие места менеджеров по продажам оснащены персональными компьютерами, используемыми для работы с офисными приложениями, электронной почтой и веб-ресурсами. Данные компьютеры, как правило, имеют средний уровень производительности и ориентированы на выполнение повседневных офисных задач. Кладовщик также использует персональный компьютер или ноутбук для ведения складского учёта, печати документов и обмена информацией с менеджерами.
Для печати первичных документов, счетов и накладных используются многофункциональные устройства, совмещающие функции принтера и сканера. Наличие сканирующего оборудования позволяет оцифровывать бумажные документы, однако систематизированного электронного архива в настоящее время не ведётся.
Серверного оборудования, предназначенного для размещения баз данных или корпоративных информационных систем, в филиале не предусмотрено. Все вычислительные ресурсы распределены между отдельными рабочими станциями, что ограничивает возможности централизованного хранения и обработки данных.
Для наглядного представления состава технического обеспечения целесообразно использовать обобщающую таблицу.
Состав технического обеспечения организации представлен в таблице 3.
Таблица 3 — Техническое обеспечение ООО «Техноавиа-Ярославль»
Отсутствие выделенного сервера и централизованного хранилища данных является одним из ключевых ограничений текущей технической инфраструктуры, особенно с точки зрения масштабирования и повышения надёжности хранения информации.
В качестве системного программного обеспечения на рабочих местах сотрудников используются операционные системы семейства Windows. Данный выбор является типичным для организаций торгового профиля и обусловлен широким распространением, привычностью интерфейса и совместимостью с офисными приложениями.
Операционная система обеспечивает выполнение базовых функций:
запуск прикладных программ;
управление файлами и папками;
взаимодействие с периферийными устройствами;
доступ к сетевым ресурсам и Интернету.
Однако использование операционных систем на отдельных рабочих станциях без централизованного администрирования приводит к отсутствию единой политики безопасности, обновлений и резервного копирования. Настройки безопасности и права доступа определяются локально на каждом компьютере, что увеличивает риск несанкционированного доступа к данным.
Прикладное программное обеспечение, используемое в ООО «Техноавиа-Ярославль», носит универсальный характер и не ориентировано на автоматизацию специфических процессов продажи спецодежды.
Основными используемыми программными средствами являются:
офисные приложения для работы с документами и таблицами;
веб-браузеры для доступа к интернет-ресурсам;
почтовые клиенты и мессенджеры для коммуникаций;
специализированные бухгалтерские программы (при необходимости).
Электронные таблицы применяются для ведения учёта заказов, складских остатков и клиентов. Несмотря на гибкость данного инструмента, его использование в качестве основного средства учёта имеет ряд ограничений: отсутствие контроля целостности данных, сложность совместной работы и высокая зависимость от дисциплины пользователей.
Текстовые редакторы используются для подготовки счетов, накладных, договоров и иных документов. При этом шаблоны документов заполняются вручную, что увеличивает вероятность ошибок и несоответствий.
Веб-браузеры используются для работы с сайтами поставщиков, проверки наличия товаров, поиска информации и обмена данными с головным офисом. Однако результаты такой работы не интегрированы напрямую с учётными таблицами.
Перечень используемого прикладного программного обеспечения приведён в таблице 4.
Таблица 4 — Прикладное программное обеспечение организации
Эксплуатация программного обеспечения в организации осуществляется без выделенного ИТ-специалиста. Настройка рабочих мест, установка обновлений и решение технических проблем выполняются либо силами сотрудников, либо с привлечением сторонних специалистов по мере необходимости.
Отсутствие регламентов по эксплуатации программного обеспечения приводит к тому, что:
резервное копирование данных выполняется нерегулярно или отсутствует;
версии файлов могут отличаться на разных рабочих местах;
отсутствует контроль изменений и журналирование операций.
В случае сбоя или потери данных восстановление информации затруднено и может привести к временной приостановке работы.
Несмотря на выявленные ограничения, существующая техническая база ООО «Техноавиа-Ярославль» в целом позволяет внедрить современную информационную систему при условии минимальной модернизации. Использование веб-ориентированной архитектуры позволяет снизить требования к рабочим станциям пользователей, так как основная вычислительная нагрузка переносится на серверную часть.
Для внедрения разрабатываемой системы потребуется:
выделение или аренда серверного ресурса для размещения базы данных и серверного веб-приложения;
организация централизованного хранения данных;
обеспечение стабильного сетевого подключения;
настройка базовых средств информационной безопасности.
Сравнительная оценка текущего состояния и требуемого уровня технического обеспечения приведена в таблице 5.
Таблица 5 — Оценка готовности технической базы к автоматизации
В результате анализа технического и программного обеспечения ООО «Техноавиа-Ярославль» установлено, что существующая информационная инфраструктура ориентирована на выполнение базовых офисных задач и не обеспечивает необходимого уровня автоматизации процессов продаж и складского учёта. Использование универсальных программных средств и отсутствие централизованной системы хранения данных создают ограничения для дальнейшего развития организации.
В то же время имеющаяся техническая база позволяет реализовать внедрение веб-ориентированной информационной системы при условии расширения серверной инфраструктуры и внедрения специализированного программного обеспечения. Полученные результаты служат основанием для дальнейшего анализа бизнес-процессов и формулирования требований к разрабатываемой системе.
1.4 Описание бизнес-процессов, связанных с продажей и учётом спецодежды
Описание бизнес-процессов организации является важным этапом аналитической части выпускной квалификационной работы, так как позволяет формализовать текущую деятельность предприятия, определить последовательность выполняемых операций, участников процессов и информационные потоки. Полученное представление используется в дальнейшем для выявления проблем существующей системы и проектирования автоматизированного решения.
В рамках данного подраздела рассматриваются основные бизнес-процессы ООО «Техноавиа-Ярославль», связанные с продажей и учётом спецодежды, а также их взаимосвязь между собой. Анализ проводится с точки зрения текущего состояния («как есть», AS-IS), без учёта предполагаемой автоматизации.
Деятельность ООО «Техноавиа-Ярославль» включает совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, направленных на реализацию продукции и обеспечение выполнения заказов клиентов. Все процессы можно условно разделить на основные, вспомогательные и управленческие.
К основным бизнес-процессам относятся:
приём и обработка заказов клиентов;
продажа спецодежды и СИЗ;
складской учёт и отгрузка товаров.
К вспомогательным процессам относятся:
закупка товаров у поставщиков;
управление справочниками и номенклатурой;
оформление документации.
К управленческим процессам относятся:
планирование продаж;
контроль остатков;
анализ финансово-экономических показателей.
Все перечисленные процессы тесно связаны между собой и требуют постоянного обмена информацией между сотрудниками.
Для наглядного представления границ системы и внешних взаимодействий целесообразно использовать контекстную диаграмму.
Контекстная диаграмма бизнес-процессов ООО «Техноавиа-Ярославль» представлена на рисунке 6.
Рисунок 6 — Контекстная диаграмма бизнес-процессов организации (IDEF0, уровень A-0)
На данной диаграмме в качестве входов выступают заказы клиентов и поставки товаров, в качестве выходов — отгруженная продукция и оформленные документы, а в качестве управляющих воздействий — нормативные документы, договоры и внутренние регламенты.
Процесс приёма и обработки заказов является ключевым бизнес-процессом организации, так как именно с него начинается взаимодействие с клиентом и формируется основа для последующих операций.
Процесс включает следующие этапы:
Получение запроса от клиента.
Уточнение параметров заказа.
Проверка наличия товара.
Согласование условий продажи.
Регистрация заказа.
На этапе получения запроса менеджер по продажам принимает обращение клиента по телефону, электронной почте или при личном визите. Информация фиксируется в произвольной форме, что может приводить к неполному отражению требований клиента.
Уточнение параметров заказа включает выбор конкретных моделей спецодежды, размеров, количества и сроков поставки. При отсутствии стандартизированной формы заказа данные могут быть зафиксированы неоднородно, что усложняет дальнейшую обработку.
Схема процесса приёма заказа представлена на рисунке 7.
Рисунок 7 — Процесс приёма и регистрации заказа клиента
После регистрации заявки менеджер приступает к проверке наличия товара на складе. Данный процесс является одним из наиболее критичных, так как от его точности зависит возможность выполнения заказа в установленные сроки.
Проверка наличия включает:
анализ учётных данных о складских остатках;
уточнение информации у кладовщика;
определение возможности резервирования товара.
Особенностью торговли спецодеждой является необходимость учёта размерных характеристик. Наличие модели на складе не всегда означает наличие требуемого размера, что требует дополнительной проверки.
В случае отсутствия товара менеджер предлагает клиенту альтернативные варианты или инициирует заказ у поставщика. Данные операции также выполняются вручную и не фиксируются в единой системе.
Логика принятия решений при проверке наличия товара представлена на рисунке 8.
Рисунок 8 — Алгоритм проверки наличия и подбора альтернатив
После подтверждения наличия товара и согласования условий продажи начинается процесс оформления сделки. Данный процесс включает подготовку и оформление сопроводительных документов.
Для юридических лиц формируются:
счёт на оплату;
накладная;
договор или спецификация.
Для физических лиц оформляются упрощённые документы.
Документы создаются в текстовом редакторе на основе шаблонов, при этом все данные переносятся вручную. Отсутствие автоматической связи между заказом и документами увеличивает риск ошибок и несоответствий.
Процесс оформления продажи и документооборота представлен на рисунке 9.
Рисунок 9 — Процесс оформления продажи спецодежды
Складской учёт в ООО «Техноавиа-Ярославль» включает операции приёма, хранения, комплектации и отгрузки товаров. Кладовщик осуществляет физическое движение продукции и фиксирует операции в учётных таблицах.
Процесс комплектации заказа начинается после получения информации от менеджера. Товар подбирается со склада, проверяется по количеству и характеристикам, после чего подготавливается к выдаче или отгрузке.
Отгрузка товара может осуществляться:
самовывозом клиентом;
передачей транспортной компании.
Фактическое списание товара из учёта может происходить с задержкой, что приводит к несоответствию данных о складских остатках.
Схема складских операций представлена на рисунке 10.
Рисунок 10 — Процесс складского учёта и отгрузки товаров
Формирование отчётности в организации осуществляется на основе данных, собранных в электронных таблицах. Для получения отчётов по продажам, остаткам и динамике заказов требуется ручная обработка информации.
Основные виды отчётов включают:
отчёт по объёму продаж;
отчёт по складским остаткам;
анализ наиболее востребованных товаров;
отчёт по клиентам.
Отсутствие автоматизированных инструментов аналитики снижает оперативность управленческих решений и увеличивает нагрузку на сотрудников.
Основные виды отчётности и их назначение представлены в таблице 6.
Таблица 6 — Отчётность, формируемая в организации
Рассмотренные бизнес-процессы находятся в тесной взаимосвязи. Результаты выполнения одного процесса становятся входными данными для следующего. Нарушение или задержка на любом этапе приводит к снижению общей эффективности деятельности организации.
Отсутствие единой информационной системы приводит к тому, что взаимосвязь процессов поддерживается в основном за счёт устных договорённостей и ручной передачи информации.
В результате анализа бизнес-процессов ООО «Техноавиа-Ярославль» установлено, что процессы продаж и учёта спецодежды характеризуются высокой долей ручных операций и отсутствием централизованного информационного обеспечения. Основные операции выполняются последовательно, однако не поддерживаются автоматизированными средствами, что приводит к потере времени, ошибкам и снижению прозрачности деятельности.
Выявленные особенности бизнес-процессов подтверждают необходимость внедрения информационной системы, обеспечивающей автоматизацию и интеграцию процессов продаж, складского учёта и формирования отчётности.
1.5 Выявление проблем и ограничений существующей системы
На основании анализа действующей системы учёта, продаж и складских операций, а также описания бизнес-процессов ООО «Техноавиа-Ярославль», выполненных в предыдущих подразделах, можно сделать вывод о наличии ряда проблем и ограничений, которые негативно влияют на эффективность деятельности организации. Эти проблемы носят системный характер и обусловлены отсутствием единой автоматизированной информационной системы, поддерживающей ключевые бизнес-процессы предприятия.
В рамках данного подраздела рассматриваются основные проблемы существующей системы, причины их возникновения, а также последствия для деятельности организации.
Одной из ключевых проблем существующей системы является отсутствие централизованной базы данных, в которой бы хранилась актуальная и согласованная информация о товарах, клиентах, заказах и складских остатках. В настоящее время данные распределены между несколькими электронными таблицами, текстовыми документами и сообщениями в средствах электронной коммуникации.
В результате один и тот же объект учёта (например, заказ клиента) может быть зафиксирован:
в переписке с клиентом;
в таблице учёта заказов;
в документе счёта или накладной;
в заметках сотрудника.
Отсутствие единого источника данных приводит к расхождениям между различными версиями информации, что затрудняет контроль и принятие управленческих решений.
Использование разрозненных средств учёта неизбежно приводит к дублированию информации. Одни и те же данные вводятся сотрудниками несколько раз в разные файлы, что увеличивает вероятность ошибок и искажений.
Типичными примерами дублирования являются:
повторный ввод наименований товаров;
различия в обозначении размеров и характеристик;
расхождения в количестве товара по складу;
различия в ценах и скидках для одного и того же клиента.
Такая несогласованность информации приводит к необходимости постоянных уточнений между сотрудниками и снижает скорость обработки заказов.
Существующая система учёта в значительной степени зависит от внимательности и дисциплины сотрудников. Любая ошибка при ручном вводе данных, пропуск операции или несвоевременное обновление таблицы может привести к серьёзным последствиям.
Наиболее распространёнными ошибками являются:
некорректный ввод количества товара;
неправильный выбор размера или модели;
забытое списание товара со склада;
несвоевременное обновление статуса заказа.
Высокая зависимость от человеческого фактора снижает надёжность учёта и увеличивает риск конфликтных ситуаций с клиентами.
Складской учёт является одной из наиболее уязвимых областей существующей системы. Отсутствие автоматического списания и резервирования товаров приводит к частым расхождениям между фактическими и учётными остатками.
На практике это выражается в следующих ситуациях:
товар числится в наличии, но фактически отсутствует на складе;
товар зарезервирован под один заказ, но используется для другого;
остатки обновляются с задержкой после отгрузки;
отсутствует история движения товаров.
Типовые проблемы складского учёта и их последствия представлены в таблице 7.
Таблица 7 — Проблемы складского учёта и их последствия
Формирование отчётности в существующей системе требует значительных временных затрат. Для подготовки аналитических отчётов сотрудникам необходимо вручную обрабатывать данные, объединяя информацию из нескольких источников.
К основным ограничениям относятся:
отсутствие автоматического формирования отчётов;
невозможность оперативного анализа данных в режиме реального времени;
сложность получения сводной информации по нескольким параметрам;
высокая вероятность ошибок при ручной обработке данных.
В результате руководитель организации не всегда имеет возможность оперативно оценить текущее состояние продаж и складских остатков, что снижает эффективность управленческих решений.
В существующей системе отсутствует формализованное разграничение прав доступа пользователей к информации. Электронные таблицы и документы доступны нескольким сотрудникам одновременно, без чёткого разделения ответственности.
Это приводит к следующим рискам:
несанкционированное изменение данных;
случайное удаление информации;
отсутствие возможности определить источник ошибки;
утечка конфиденциальной информации.
Для торговой организации, работающей с коммерческими данными и клиентской базой, такие риски являются существенными.
Существующая система учёта плохо масштабируется при увеличении объёмов продаж, ассортимента и количества сотрудников. По мере роста бизнеса увеличивается количество файлов, строк и операций, что делает ручной учёт всё менее эффективным.
Основными ограничениями масштабируемости являются:
рост трудоёмкости операций;
увеличение количества ошибок;
снижение прозрачности процессов;
невозможность внедрения новых функций без полной переработки учётных средств.
Для обобщения выявленных проблем и их влияния на деятельность организации целесообразно представить сводную таблицу.
Сводная характеристика проблем существующей системы представлена в таблице 8.
Таблица 8 — Сводный анализ проблем существующей системы
В результате анализа выявлено, что существующая система учёта, продаж и складских операций в ООО «Техноавиа-Ярославль» имеет ряд существенных проблем и ограничений, обусловленных отсутствием автоматизированной информационной системы. Основными недостатками являются разрозненное хранение данных, высокая зависимость от человеческого фактора, сложности складского учёта и ограниченные возможности аналитики.
Выявленные проблемы обосновывают необходимость разработки и внедрения специализированной информационной системы, способной обеспечить централизованный учёт, автоматизацию бизнес-процессов и повышение эффективности деятельности организации.
1.6 Обоснование необходимости автоматизации и постановка задач разработки
Проведённый в предыдущих подразделах анализ деятельности ООО «Техноавиа-Ярославль», действующей системы учёта, используемого программного и технического обеспечения, а также описанных бизнес-процессов позволил выявить ряд существенных проблем, негативно влияющих на эффективность работы организации. Указанные проблемы носят не локальный, а системный характер и не могут быть устранены без внедрения комплексного автоматизированного решения.
В условиях роста объёмов продаж, расширения ассортимента спецодежды и увеличения числа корпоративных клиентов существующие методы учёта, основанные на использовании электронных таблиц и ручного документооборота, перестают соответствовать требованиям оперативности, точности и надёжности. Это обуславливает необходимость автоматизации ключевых бизнес-процессов организации.
Необходимость автоматизации деятельности ООО «Техноавиа-Ярославль» обусловлена совокупностью факторов, выявленных в ходе анализа:
Рост объёмов обрабатываемой информации
Ассортимент спецодежды и СИЗ включает большое количество товарных позиций с различными характеристиками. При ручном ведении учёта обработка и актуализация таких данных требует значительных трудозатрат и сопровождается ошибками.
Усложнение бизнес-процессов
Процессы продаж и складского учёта взаимосвязаны и требуют постоянного обмена данными между менеджерами, складом и бухгалтерией. Отсутствие единой информационной системы приводит к задержкам и искажению информации.
Повышенные требования к точности складского учёта
Ошибки в учёте остатков напрямую влияют на выполнение заказов и удовлетворённость клиентов. Автоматизация позволяет обеспечить актуальность данных в режиме реального времени.
Необходимость оперативной аналитики и контроля
Руководству организации требуется доступ к достоверной информации о продажах, остатках и динамике заказов для принятия управленческих решений. Ручная подготовка отчётов не обеспечивает необходимой оперативности.
Требования к информационной безопасности
Работа с коммерческой информацией и персональными данными клиентов требует реализации механизмов разграничения прав доступа и защиты информации, что невозможно обеспечить при использовании разрозненных файлов.
Таким образом, автоматизация рассматривается не как вспомогательное средство, а как необходимое условие дальнейшего развития организации.
Цель автоматизации деятельности ООО «Техноавиа-Ярославль» заключается в создании единой информационной системы, обеспечивающей поддержку и интеграцию основных бизнес-процессов, связанных с продажей и учётом спецодежды.
В рамках автоматизации предполагается достижение следующих целей:
централизация хранения данных о товарах, клиентах и заказах;
снижение трудоёмкости операций за счёт автоматического выполнения типовых действий;
повышение точности и надёжности учёта складских остатков;
обеспечение прозрачности бизнес-процессов;
повышение качества обслуживания клиентов;
формирование аналитической отчётности в автоматическом режиме.
Для корректной постановки задачи разработки необходимо определить границы автоматизируемой системы, то есть перечень процессов, которые подлежат автоматизации в рамках выпускной квалификационной работы.
К процессам, включаемым в автоматизацию, относятся:
ведение справочника товаров и их характеристик;
учёт складских остатков (приход, расход, резервирование);
оформление и сопровождение заказов клиентов;
формирование первичных документов;
управление пользователями и правами доступа;
формирование отчётности.
К процессам, не включаемым в автоматизацию, относятся:
финансовый и налоговый учёт в полном объёме;
кадровый учёт;
логистика внешних поставок (за пределами фиксации поступлений).
Определение границ системы позволяет сосредоточить разработку на наиболее значимых для организации задачах.
С учётом выявленных проблем и целей автоматизации формулируется задача разработки информационной системы для ООО «Техноавиа-Ярославль».
Задача разработки заключается в проектировании и реализации информационной системы, включающей:
серверное веб-приложение, обеспечивающее бизнес-логику и взаимодействие с базой данных;
клиентское веб-приложение, предоставляющее пользователям доступ к функционалу системы через веб-браузер;
централизованную базу данных для хранения информации о товарах, клиентах, заказах и складских операциях;
административный функционал для управления справочниками и пользователями.
Система должна обеспечивать работу нескольких категорий пользователей с различными правами доступа и поддерживать одновременную работу сотрудников.
На основе анализа предметной области и бизнес-процессов формируется перечень основных функций, которые должна выполнять разрабатываемая информационная система.
Функции системы включают:
ведение номенклатуры товаров с учётом характеристик спецодежды;
учёт складских остатков и резервов;
оформление заказов клиентов и управление их статусами;
автоматическое формирование документов;
поиск и фильтрацию информации;
формирование отчётов по продажам и складу;
управление пользователями и ролями.
Для систематизации функциональных требований целесообразно представить их в табличной форме.
Основные функции разрабатываемой системы представлены в таблице 9.
Таблица 9 — Функциональные требования к информационной системе
Результатом выполнения выпускной квалификационной работы должна стать работоспособная информационная система, удовлетворяющая следующим требованиям:
соответствие выявленным потребностям организации;
корректность обработки данных;
удобство пользовательского интерфейса;
надёжность и устойчивость работы;
возможность дальнейшего расширения функционала.
Кроме того, в рамках работы должны быть подготовлены проектные материалы, включая модели бизнес-процессов, структуру базы данных и описание архитектуры системы.
В данном подразделе была обоснована необходимость автоматизации деятельности ООО «Техноавиа-Ярославль» и сформулирована задача разработки информационной системы. Анализ показал, что внедрение автоматизированного решения является объективной необходимостью, обусловленной ростом объёмов информации, усложнением бизнес-процессов и требованиями к точности учёта и аналитике.
Постановка задачи разработки и определение границ автоматизируемой системы создают основу для дальнейшего проектирования архитектуры и функциональной структуры информационной системы, что будет рассмотрено в следующих подразделах аналитической части.
1.7 Анализ существующих информационных систем в данной предметной области
Анализ существующих информационных систем, применяемых в сфере торговли спецодеждой и средствами индивидуальной защиты, является необходимым этапом аналитической части выпускной квалификационной работы. Его цель заключается в выявлении доступных на рынке программных решений, оценке их функциональных возможностей, преимуществ и недостатков, а также в обосновании целесообразности разработки собственной информационной системы для ООО «Техноавиа-Ярославль».
В настоящее время организации, занимающиеся продажей спецодежды, могут использовать различные классы информационных систем: универсальные системы учёта, CRM-системы, ERP-решения, облачные сервисы и специализированные отраслевые программы. Каждый из указанных классов имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при выборе или разработке системы.
К универсальным системам учёта относятся программные продукты, предназначенные для автоматизации базовых торговых операций без глубокой отраслевой специализации. Такие системы, как правило, обеспечивают учёт товаров, продаж и формирование стандартной отчётности.
К преимуществам универсальных систем относятся:
относительно простое внедрение;
наличие типового функционала для торговли;
широкая распространённость и поддержка.
Однако при использовании в сфере продажи спецодежды выявляются существенные ограничения:
отсутствие учёта специфических характеристик товаров (размер, рост, класс защиты);
ограниченные возможности работы с комплектами продукции;
слабая поддержка складских резервов под заказы;
необходимость значительных доработок для адаптации под реальные процессы.
Таким образом, универсальные системы могут использоваться только частично и не обеспечивают полного покрытия потребностей организации.
CRM-системы ориентированы на управление взаимоотношениями с клиентами и используются для учёта обращений, сделок и истории взаимодействия. В контексте торговли спецодеждой такие системы могут быть полезны для ведения клиентской базы и контроля работы менеджеров по продажам.
Преимуществами CRM-систем являются:
удобный учёт клиентов и контактов;
контроль статусов сделок;
аналитика по активности менеджеров.
В то же время CRM-системы имеют ряд недостатков:
ограниченные возможности складского учёта;
отсутствие полноценного учёта товарных остатков;
невозможность автоматического резервирования товаров;
слабая интеграция с документооборотом без дополнительных модулей.
В результате CRM-системы могут использоваться как вспомогательный инструмент, но не как основа для комплексной автоматизации деятельности организации по продаже спецодежды.
ERP-системы предназначены для комплексной автоматизации деятельности предприятия и охватывают широкий спектр процессов: закупки, продажи, склад, финансы, бухгалтерию и управление персоналом.
К основным преимуществам ERP-систем относятся:
комплексный подход к автоматизации;
централизованное хранение данных;
развитые механизмы аналитики и отчётности.
Однако для ООО «Техноавиа-Ярославль» использование ERP-систем связано с рядом существенных ограничений:
высокая стоимость внедрения и сопровождения;
избыточный функционал для задач филиала;
сложность настройки и обучения пользователей;
необходимость привлечения специализированных консультантов.
Таким образом, ERP-системы являются неоправданно сложным и дорогостоящим решением для организации рассматриваемого масштаба.
В последние годы широкое распространение получили облачные сервисы учёта и онлайн-платформы, предоставляющие доступ к функционалу через веб-интерфейс. Такие решения часто предлагаются по подписке и не требуют установки программного обеспечения на локальные рабочие станции.
Преимуществами облачных сервисов являются:
быстрый старт использования;
отсутствие необходимости в собственном сервере;
доступ к системе из любого места.
К недостаткам облачных решений относятся:
зависимость от стабильности интернет-соединения;
ограниченные возможности адаптации под специфику бизнеса;
зависимость от политики и тарифов поставщика;
риски, связанные с хранением коммерческих данных у третьей стороны.
Для организации, работающей с корпоративными клиентами и коммерчески значимой информацией, данные ограничения являются существенными.
Существуют специализированные программные продукты, ориентированные на торговлю спецодеждой и средствами индивидуальной защиты. Как правило, такие системы разрабатываются с учётом отраслевой специфики и содержат функции учёта размеров, комплектов и сертификатов.
К преимуществам отраслевых решений относятся:
учёт специфики ассортимента;
наличие готовых шаблонов документов;
поддержка складских операций.
Однако такие системы часто имеют следующие недостатки:
ограниченные возможности интеграции с другими системами;
зависимость от конкретного разработчика;
сложность доработки под индивидуальные требования;
высокая стоимость лицензий и сопровождения.
В ряде случаев функциональность отраслевых решений оказывается либо избыточной, либо, наоборот, недостаточно гибкой.
Для обобщения результатов анализа целесообразно выполнить сравнительный анализ основных классов информационных систем, применяемых в данной предметной области.
Сравнительный анализ существующих решений представлен в таблице 10.
Таблица 10 — Сравнение классов информационных систем для торговли спецодеждой
Проведённый анализ показал, что ни один из рассмотренных классов информационных систем в полной мере не удовлетворяет требованиям ООО «Техноавиа-Ярославль». Универсальные решения не учитывают специфику ассортимента, CRM-системы не обеспечивают складской учёт, ERP-системы избыточны, а облачные и отраслевые решения имеют ограничения по гибкости и стоимости.
В связи с этим целесообразной является разработка собственной информационной системы, ориентированной на реальные бизнес-процессы организации. Такой подход позволяет:
учесть специфику торговли спецодеждой;
реализовать необходимый функционал без избыточности;
обеспечить контроль над данными и архитектурой системы;
заложить возможности дальнейшего развития и масштабирования.
В результате анализа существующих информационных систем, применяемых в сфере торговли спецодеждой, установлено, что доступные программные решения имеют ряд ограничений и не обеспечивают полного соответствия требованиям ООО «Техноавиа-Ярославль». Проведённый сравнительный анализ обосновывает необходимость разработки специализированной информационной системы, ориентированной на автоматизацию ключевых бизнес-процессов организации.
Полученные выводы служат основанием для дальнейшего обоснования проектных решений и выбора технологий разработки, что будет рассмотрено в последующих подразделах аналитической части.
1.8 Обоснование проектных решений
На основании проведённого анализа предметной области, действующей системы учёта, бизнес-процессов и существующих программных решений возникает необходимость обоснования проектных решений, которые будут положены в основу разработки информационной системы для ООО «Техноавиа-Ярославль». Проектные решения определяют архитектуру системы, используемые технологии, способы взаимодействия компонентов и требования к технической инфраструктуре.
Целью данного раздела является выбор таких проектных решений, которые обеспечат соответствие разрабатываемой системы выявленным требованиям, а также её надёжность, масштабируемость и удобство эксплуатации.
1.8.1 Обоснование выбора подходов и технологий разработки
При выборе подходов к разработке информационной системы для ООО «Техноавиа-Ярославль» в первую очередь учитывались особенности деятельности организации, выявленные в аналитической части. К таким особенностям относятся многопользовательский режим работы, необходимость централизованного хранения данных, поддержка удалённого доступа и возможность расширения функционала в будущем.
В качестве базового подхода к построению системы выбран клиент-серверный подход, при котором обработка данных и бизнес-логика сосредоточены на серверной стороне, а пользователи взаимодействуют с системой через клиентские приложения. Такой подход является наиболее распространённым при разработке современных информационных систем и обеспечивает ряд преимуществ:
централизованное управление данными;
упрощение сопровождения и обновления системы;
снижение требований к вычислительным ресурсам клиентских устройств;
возможность одновременной работы нескольких пользователей.
С учётом анализа технической инфраструктуры организации и требований к доступности системы было принято решение о реализации клиентской части в виде веб-приложения, доступного через стандартный веб-браузер. Это позволяет отказаться от установки специализированного программного обеспечения на рабочих местах сотрудников и упрощает процесс внедрения.
Для реализации серверной части системы целесообразно использовать язык программирования Java, обладающий высокой надёжностью, кроссплатформенностью и широкими возможностями для разработки серверных приложений. Использование Java также позволяет применять проверенные фреймворки и библиотеки, что снижает риски разработки.
В качестве системы управления базами данных предлагается использовать MySQL, которая широко применяется в корпоративных информационных системах, обеспечивает достаточную производительность и поддерживает работу с большими объёмами данных.
Таким образом, выбранный подход к разработке обеспечивает баланс между функциональностью, надёжностью и сложностью внедрения.
1.8.2 Обзор платформ, инструментальных средств и архитектурных подходов
Архитектура разрабатываемой информационной системы предполагает разделение на несколько логических уровней:
уровень представления (клиентское веб-приложение);
уровень бизнес-логики (серверное веб-приложение);
уровень данных (база данных).
Такое разделение соответствует многоуровневой архитектуре и позволяет обеспечить независимость компонентов системы.
В качестве платформы для размещения серверного веб-приложения предлагается использовать веб-сервер приложений Apache Tomcat. Tomcat обеспечивает выполнение Java-сервлетов и веб-приложений, поддерживает стандартные протоколы взаимодействия и широко используется в практике разработки корпоративных систем. Применение Tomcat позволяет развернуть серверное приложение как на локальном сервере, так и в облачной среде.
Клиентская часть системы реализуется с использованием стандартных веб-технологий: HTML, CSS и JavaScript. Такой выбор обеспечивает кроссплатформенность и совместимость с большинством современных браузеров.
Взаимодействие между клиентской и серверной частями осуществляется по протоколу HTTP с использованием запросов к серверному API. Серверное приложение отвечает за обработку запросов, проверку прав доступа, выполнение бизнес-логики и взаимодействие с базой данных.
Общая архитектура информационной системы представлена на рисунке 11.
Рисунок 11 — Архитектура информационной системы ООО «Техноавиа-Ярославль»
В рамках архитектуры также предусматривается возможность подключения административного интерфейса для управления справочниками и пользователями, что позволяет централизованно контролировать работу системы.
1.8.3 Требования к разрабатываемой системе
На основании анализа предметной области и поставленных задач формулируются требования к разрабатываемой информационной системе. Эти требования определяют функциональные и нефункциональные характеристики системы.
Функциональные требования
Разрабатываемая система должна обеспечивать:
ведение справочника товаров с учётом характеристик спецодежды;
учёт складских остатков и резервирование товаров под заказы;
оформление и сопровождение заказов клиентов;
автоматическое формирование первичных документов;
поиск и фильтрацию информации;
формирование отчётности по продажам и складу;
управление пользователями и правами доступа.
Нефункциональные требования
К нефункциональным требованиям относятся:
надёжность и устойчивость работы системы;
удобство пользовательского интерфейса;
поддержка многопользовательского режима;
возможность масштабирования;
обеспечение информационной безопасности.
Для систематизации требований целесообразно представить их в виде таблицы.
Основные требования к разрабатываемой системе представлены в таблице 11.
Таблица 11 — Требования к информационной системе
Требования к аппаратному обеспечению формируются с учётом выбранной архитектуры и предполагаемой нагрузки на систему. Поскольку клиентская часть реализуется в виде веб-приложения, требования к рабочим станциям пользователей остаются минимальными.
Для серверной части системы требуется вычислительный ресурс, обеспечивающий:
размещение серверного веб-приложения;
работу системы управления базами данных;
хранение данных и резервных копий.
Возможны два варианта размещения серверной части:
использование собственного сервера организации;
аренда виртуального сервера у хостинг-провайдера.
Для обеспечения стабильной работы системы минимальные требования к серверному оборудованию могут быть сформулированы следующим образом.
Минимальные требования к аппаратному обеспечению представлены в таблице 12.
Таблица 12 — Требования к аппаратному обеспечению
Рабочие станции пользователей должны обеспечивать корректную работу веб-браузера и доступ к сети Интернет, что соответствует имеющемуся в организации техническому оснащению.
В данном разделе были обоснованы основные проектные решения, положенные в основу разработки информационной системы для ООО «Техноавиа-Ярославль». Выбор клиент-серверной архитектуры, веб-ориентированного подхода и технологий Java и MySQL обеспечивает соответствие системы выявленным требованиям и создаёт условия для её дальнейшего развития.
Сформулированные требования к системе и аппаратному обеспечению являются основой для перехода к следующему этапу выпускной квалификационной работы — проектированию структуры информационной системы и базы данных.
1.9 Обеспечение информационной безопасности
В условиях внедрения и эксплуатации информационных систем особую значимость приобретает обеспечение информационной безопасности. Для организаций, осуществляющих торговую деятельность и работающих с коммерческой информацией и персональными данными клиентов, вопросы защиты информации становятся неотъемлемой частью проектирования и эксплуатации информационных систем.
В рамках разработки информационной системы для ООО «Техноавиа-Ярославль» обеспечение информационной безопасности рассматривается как один из ключевых аспектов, влияющих на надёжность, устойчивость и доверие пользователей к системе. В данном подразделе рассматриваются основные понятия информационной безопасности, требования к защищённости информационных систем, а также актуальные угрозы, характерные для рассматриваемой предметной области.
1.9.1 Определения и принципы информационной безопасности
Информационная безопасность представляет собой состояние защищённости информации и поддерживающей её инфраструктуры от случайных или преднамеренных воздействий, которые могут привести к нарушению её конфиденциальности, целостности или доступности.
В контексте информационных систем торговых организаций объектами защиты являются:
данные о товарах и складских остатках;
информация о клиентах и заказах;
коммерческая информация (цены, скидки, договоры);
служебная информация о пользователях системы.
Классическая модель информационной безопасности основывается на трёх ключевых принципах, известных как модель CIA (Confidentiality, Integrity, Availability):
Конфиденциальность — обеспечение доступа к информации только для уполномоченных пользователей. Для ООО «Техноавиа-Ярославль» это означает ограничение доступа к коммерческим данным и персональной информации клиентов.
Целостность — защита информации от несанкционированного изменения или уничтожения. Данный принцип особенно важен для учёта складских остатков и заказов.
Доступность — обеспечение возможности доступа к информации в требуемый момент времени. Система должна быть доступна сотрудникам в рабочее время без длительных простоев.
Помимо указанных принципов, в рамках информационной безопасности также выделяются:
аутентификация пользователей;
авторизация и разграничение прав доступа;
аудит и контроль действий пользователей.
1.9.2 Понятие защищённости информационных систем
Защищённость информационной системы определяется её способностью противостоять угрозам информационной безопасности и сохранять работоспособность при воздействии неблагоприятных факторов. Для торговой информационной системы защищённость включает как технические, так и организационные меры.
С точки зрения архитектуры разрабатываемой системы защищённость обеспечивается за счёт:
централизованного хранения данных в базе данных;
использования серверной обработки запросов;
ограничения прямого доступа пользователей к данным;
реализации ролевой модели доступа.
Каждому пользователю системы назначается определённая роль (менеджер, кладовщик, администратор, руководитель), в рамках которой он имеет доступ только к тем функциям и данным, которые необходимы для выполнения его должностных обязанностей. Такой подход снижает риск несанкционированного доступа и случайных ошибок.
Организационные меры защищённости включают:
регламентацию работы пользователей с системой;
обучение сотрудников основам информационной безопасности;
определение ответственности за сохранность данных.
Для наглядного представления мер защиты целесообразно использовать таблицу.
Основные меры обеспечения защищённости информационной системы представлены в таблице 13.
Таблица 13 — Меры обеспечения защищённости информационной системы
1.9.3 Актуальные угрозы для информационных систем
При проектировании информационной системы необходимо учитывать актуальные угрозы информационной безопасности, характерные для организаций торгового профиля. Угрозы могут иметь как внешний, так и внутренний характер.
К внутренним угрозам относятся:
ошибки пользователей при работе с системой;
несанкционированное изменение данных сотрудниками;
случайное удаление информации;
использование слабых паролей.
К внешним угрозам относятся:
несанкционированный доступ извне;
вредоносное программное обеспечение;
атаки на веб-приложения;
сбои сетевого оборудования.
Особую опасность представляют угрозы, связанные с веб-доступом к системе, так как серверное веб-приложение потенциально доступно из сети Интернет. В связи с этим необходимо предусмотреть защиту от типовых атак, таких как подбор паролей и попытки несанкционированного доступа к серверной части.
Перечень актуальных угроз и возможных последствий приведён в таблице 14.
Таблица 14 — Актуальные угрозы информационной безопасности
Учет перечисленных угроз позволяет сформировать требования к защите информации уже на этапе проектирования системы, а не после её внедрения.
1.10 Вывод по аналитической части
В аналитической части выпускной квалификационной работы была рассмотрена деятельность организации ООО «Техноавиа-Ярославль», осуществляющей продажу спецодежды и средств индивидуальной защиты. Проведён анализ объекта информатизации, действующей системы учёта, используемого технического и программного обеспечения, а также бизнес-процессов, связанных с продажей и складским учётом.
В результате анализа выявлены основные проблемы существующей системы, включая отсутствие централизованного хранения данных, высокую долю ручных операций, сложности складского учёта и ограниченные возможности формирования аналитической отчётности. Проведён обзор существующих информационных систем в данной предметной области, который показал, что готовые решения не в полной мере соответствуют требованиям организации.
На основе полученных результатов обоснована необходимость разработки собственной информационной системы, определены проектные решения, выбран архитектурный подход и сформулированы требования к разрабатываемой системе и аппаратному обеспечению. Отдельное внимание уделено вопросам информационной безопасности и защищённости системы.
Выводы аналитической части создают основу для перехода к проектной части выпускной квалификационной работы, в рамках которой будет выполнено моделирование информационной системы, проектирование базы данных и разработка программных компонентов.
