Производственная практика является обязательной частью основной профессиональной образовательной программы направления подготовки 09.03.03 «Прикладная информатика» по профилю «Проектирование, разработка, внедрение и эксплуатация информационных систем» и реализуется в рамках модуля «Разработка информационных систем». Практика ориентирована на формирование профессиональных компетенций в области анализа деятельности организации, моделирования бизнес-процессов и разработки проектов информационных систем.
Практика проводилась на базе Муниципального казённого учреждения «Управление информационных технологий и связи города Сургута» (МКУ «УИТС г. Сургута»). Учреждение обеспечивает эксплуатацию и развитие муниципальной ИТ-инфраструктуры, поддержку информационных систем, техническое сопровождение оборудования, организацию связи и информационную безопасность.
Важное место в деятельности учреждения занимает обработка документов: входящей и исходящей корреспонденции, внутренних распорядительных документов, служебных записок, актов, договоров, технической документации, отчётов и иной управленческой документации. Эффективность документооборота напрямую влияет на качество управленческих решений, скорость реакции на обращения, согласование работ и взаимодействие подразделений. В условиях роста объёма информации и усложнения ИТ-проектов возрастает потребность в автоматизации обработки документов и переходе от локальных, разрозненных решений к целостной информационной системе документооборота.
Цель производственной практики – закрепить и расширить теоретические знания по дисциплинам цикла «Проектирование и разработка информационных систем», изучить деятельность МКУ «УИТС г. Сургута», проанализировать существующую систему документооборота и разработать проект информационной системы по автоматизации обработки документов.
Для достижения цели в ходе практики были поставлены следующие задачи:
изучить структуру, профиль деятельности и стратегические цели МКУ «УИТС г. Сургута»;
описать бизнес-модель учреждения и место документооборота в её рамках;
исследовать организационную структуру и распределение ответственности за работу с документами;
оценить текущее состояние информационных технологий и уровень автоматизации процессов, включая обработку документов;
проанализировать существующую организацию бизнес- и информационных процессов обработки документов, выявить недостатки, проблемы и «узкие места»;
спроектировать подсистему автоматизации документооборота как часть информационной системы учреждения;
разработать функциональную архитектуру, инфологическую модель и структуру базы данных информационной системы;
сформировать техническое задание на автоматизацию обработки документов и описать основные требования к системе.
Работа выполнялась на рабочем месте, включающем персональный компьютер с доступом к локальной сети учреждения и внутренним информационным ресурсам, а также возможность ознакомления с регламентами, бланками, маршрутами согласования и примерами рабочих документов. Под руководством сотрудников МКУ «УИТС г. Сургута» осуществлялось наблюдение за процессами регистрации, согласования и хранения документов, анализ информационных потоков и используемых средств автоматизации.
Результатом прохождения практики является отчёт, включающий характеристику предприятия, анализ текущего уровня автоматизации, описание процессов документооборота и проект информационной системы по автоматизации обработки документов.
1 Характеристика предприятия и описание модели деятельности МКУ «УИТС г. Сургута»
Общая характеристика учреждения
Муниципальное казённое учреждение «Управление информационных технологий и связи города Сургута» (МКУ «УИТС г. Сургута») является специализированной организацией, осуществляющей эксплуатацию, сопровождение и развитие информационно-коммуникационной инфраструктуры муниципальных органов власти и подведомственных учреждений города Сургута.
Основные направления деятельности учреждения включают:
внедрение и эксплуатацию муниципальных информационных систем;
сопровождение серверной, сетевой и телекоммуникационной инфраструктуры;
техническую поддержку пользователей и обслуживание компьютерной техники;
обеспечение информационной безопасности и защиты данных;
развитие цифровых сервисов и электронных каналов взаимодействия с гражданами и организациями;
организацию корпоративной связи и поддержание работоспособности каналов передачи данных.
Учреждение выполняет функции внутреннего ИТ-провайдера для администрации города и подведомственных структур. В рамках своей деятельности МКУ «УИТС г. Сургута» активно использует документы: нормативные акты, приказы, договоры, протоколы совещаний, технические задания, акты выполнения работ, служебные записки, заявки, отчёты и иную документацию, сопровождающую процессы планирования, выполнения и контроля работ.
Миссия, цели и бизнес-модель учреждения
Миссией МКУ «УИТС г. Сургута» является создание надёжной, безопасной и эффективной цифровой среды, обеспечивающей устойчивое функционирование муниципальных информационных систем и поддержку деятельности органов местного самоуправления.
К ключевым стратегическим целям учреждения относятся:
повышение качества и доступности муниципальных ИТ-услуг;
развитие и модернизация ИКТ-инфраструктуры города;
обеспечение информационной безопасности и минимизация ИТ-рисков;
повышение эффективности управления ИТ-ресурсами;
развитие цифровых сервисов для населения и организаций.
Бизнес-модель учреждения основывается на сервисном подходе (IT Service Management), в рамках которого:
поставщиком услуг выступает МКУ «УИТС г. Сургута»;
потребителями услуг являются структурные подразделения администрации, муниципальные учреждения и пользователи информационных систем;
ресурсами являются ИТ-активы, информационные системы, персонал и регламенты;
ключевыми процессами – сопровождение ИС, техническая поддержка, обеспечение ИБ, управление проектами цифровизации.
Документооборот является важным элементом бизнес-модели: он обеспечивает юридическую значимость управленческих решений, фиксацию договорённостей, формализацию проектов, регистрацию заявок и результатов выполнения работ. От качества организации обработки документов зависит скорость согласования, прозрачность взаимодействия, полнота учёта и возможность аналитики.
Основные направления деятельности учреждения
В МКУ «УИТС г. Сургута» можно выделить следующие основные группы документов:
входящая корреспонденция: письма от внешних организаций, запросы, обращения граждан, письма вышестоящих органов;
исходящая корреспонденция: ответы на запросы, официальные письма, информационные письма, отчёты;
внутренние распорядительные документы: приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы совещаний;
документы по проектам и ИС: технические задания, спецификации, акты ввода в эксплуатацию, проектная документация;
документы по заявкам и работам: акты выполненных работ, журналы регистрации, согласования, отчёты.
На основе документов формируются задания, закрепляется ответственность, осуществляется планирование и контроль выполнения работ. При этом значительный объём информации проходит через бумажные носители или через частично автоматизированные процессы (электронная почта, офисные документы), что создаёт риски дублирования, потерь и затрудняет поиск и аналитику.
Автоматизация обработки документов позволяет:
сократить сроки прохождения документов;
исключить дублирование информации;
обеспечить контроль за сроками исполнения;
упростить поиск документов и формирование отчётов;
повысить прозрачность управленческих процессов.
2 Организационная структура МКУ «УИТС г. Сургута»
2.1 Общая организационная структура учреждения
Организационная структура МКУ «УИТС г. Сургута» построена по функциональному принципу и включает:
руководителя учреждения (директор/начальник управления);
заместителя руководителя;
функциональные отделы:
отдел эксплуатации информационных систем;
отдел технической поддержки пользователей;
отдел сетевой инфраструктуры и связи;
отдел информационной безопасности;
административно-управленческий отдел (делопроизводство, кадры, бухгалтерия, закупки);
при необходимости – проектные группы и секции.
Административно-управленческий блок и делопроизводственная служба играют ключевую роль в организации документооборота: они регистрируют входящую и исходящую корреспонденцию, организуют хранение документов, ведут номенклатуру дел и обеспечивают выполнение требований нормативных актов по работе с документами.
2.2 Организационная структура подразделений, участвующих в обработке документов
В обработке документов участвуют:
делопроизводственная служба / секретариат – первичная регистрация, присвоение регистрационных номеров, распределение по исполнителям;
руководство учреждения – наложение резолюций, принятие решений, утверждение документов;
функциональные отделы (эксплуатации ИС, техподдержки, сетевой инфраструктуры, ИБ) – подготовка служебных записок, отчётов, согласование проектов документов, подготовка технических приложений;
кадровая служба – работа с личными делами, приказами по личному составу;
бухгалтерия и закупки – договоры, акты, счета, закрывающие документы.
Типовой маршрут документа выглядит так:
поступление документа (входящий/внутренний/инициированный подразделением);
регистрация и присвоение номера;
рассмотрение руководством, наложение резолюции (исполнители, сроки);
передача в профильные отделы;
подготовка проекта ответа/решения, согласование;
подписание и утверждение;
отправка/исполнение;
архивация и хранение.
В настоящее время значительная часть этих действий частично автоматизирована (электронная почта, офисные документы), но единая система управления документами отсутствует или используется ограниченно.
3 Состояние ИТ в организации
3.1 Степень автоматизации бизнес-процессов и документооборота
В МКУ «УИТС г. Сургута» развита ИТ-инфраструктура, обеспечивающая работу информационных систем, серверов, сетей и средств защиты.
Используются:
серверная инфраструктура с виртуализацией;
централизованные системы хранения данных и резервного копирования;
локальные и распределённые сети связи;
специализированные муниципальные информационные системы;
системы документооборота и электронного взаимодействия (при наличии интеграции с администрацией города).
При этом анализ показал, что:
регистрация входящих и исходящих документов частично ведётся в электронных журналах или таблицах, но не всегда в рамках единой ИС;
различные подразделения могут использовать собственные шаблоны документов и локальные хранилища;
маршрутизация документов (согласование, визирование) часто осуществляется посредством электронной почты или передачи бумажных экземпляров;
отсутствует единая база, позволяющая быстро отследить историю прохождения документа, сроки и исполнителей;
формирование отчётности по документообороту требует значительных ручных операций.
Уровень автоматизации можно охарактеризовать как частичный: отдельные операции выполняются с использованием средств ИТ, но единой системы управления документами нет либо она используется не в полном объёме.
3.2 Уровень зрелости ИТ-процессов и стратегия развития ИТ
Для оценки зрелости ИТ-процессов можно условно использовать пятиуровневую модель (по аналогии с ITIL/COBIT):
Начальный (хаотичный);
Повторяемый;
Определённый (описанный);
Управляемый;
Оптимизируемый.
На основании анализа можно сделать следующие выводы:
управление инфраструктурой и эксплуатацией ИС находится на уровне 3–4: существуют регламенты, ответственные лица, применяются средства мониторинга;
управление информационной безопасностью также находится на уровне 3–4: используются средства защиты, ведутся журналы событий, выполняются регламентные процедуры;
управление документооборотом и обработкой документов в целом находится на уровне 2–3:
процессы повторяемы, но не во всех случаях формализованы в единой системе;
отсутствует полноценная автоматизация маршрутизации, согласования и контроля исполнения;
аналитические функции (статистика по документам, срокам исполнения) ограничены.
Стратегия развития ИТ в части документооборота предполагает:
переход к более высокой степени автоматизации и отказу от избыточного бумажного документооборота;
интеграцию с муниципальными системами электронного документооборота;
создание единого информационного пространства для работы с документами внутри учреждения;
повышение прозрачности процессов и улучшение контроля над сроками исполнения.
4 Индивидуальное задание
4.1 Характеристика жизненного цикла информационной системы предприятия с выявлением места разрабатываемого комплекса задач (подсистемы, системы, задачи) в информационной системе (подсистеме) на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
Жизненный цикл информационных систем в Муниципальном казённом учреждении «Управление информационных технологий и связи города Сургута» включает последовательность этапов от инициации проекта до сопровождения и модернизации системы. Для подсистемы автоматизации обработки документов можно выделить следующие стадии:
Инициация проекта – выявление проблем существующего документооборота: отсутствие единой базы документов, сложности с поиском, значительная доля ручных операций, недостаточный контроль сроков исполнения. На основании этого формируется решение о необходимости автоматизации обработки документов;
Обследование предметной области и анализ текущих процессов (AS-IS) – проводится анализ регламентов документооборота, маршрутов прохождения документов, используется наблюдение за работой делопроизводства, административного блока и профильных отделов. Выявляются узкие места и дублирование операций;
Проектирование целевой модели (TO-BE) – определяется концепция автоматизированной системы обработки документов, описываются целевые процессы, определяется место подсистемы документооборота в общей информационной системе учреждения;
Разработка и внедрение системы – реализуются функциональные модули: регистрация документов, маршрутизация, управление задачами, поиск, отчёты. Проводится интеграция с существующей ИТ-инфраструктурой МКУ «УИТС г. Сургута»;
Эксплуатация и сопровождение – система применяется при ежедневной работе с документами. Проводится мониторинг её работы, устранение ошибок, обучение пользователей;
Модернизация и развитие – вносятся изменения в связи с обновлением нормативной базы, изменением организационной структуры, появлением новых требований к отчётности и безопасности;
Разрабатываемый комплекс задач (подсистема автоматизации обработки документов) входит в состав общей информационной системы управления ИТ-ресурсами и административной деятельностью МКУ «УИТС г. Сургута» и взаимодействует с системами:
управления пользователями и правами доступа;
учёта заявок и работ;
бухгалтерского и кадрового учёта;
электронной почты и файловых хранилищ.
Место подсистемы документооборота можно отразить на схеме жизненного цикла информационных систем учреждения, где подсистема выступает как отдельный блок, обеспечивающий поддержку управленческих процессов.
Рисунок 1 – Жизненный цикл информационных систем и место подсистемы автоматизации обработки документов в ИС МКУ «УИТС г. Сургута»
4.2 Функциональная архитектура информационной системы на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
На примере МКУ «УИТС г. Сургута» функциональная архитектура подсистемы автоматизации обработки документов включает ряд основных модулей:
Модуль регистрации документов:
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
присвоение регистрационных номеров по установленным правилам;
фиксация основных реквизитов (дата, вид документа, отправитель/получатель, краткое содержание, приложения).
Модуль маршрутизации и согласования:
настройка типовых маршрутов обработки документов (по видам и категориям);
автоматическое распределение документов по исполнителям и согласующим;
поддержка последовательного и параллельного согласования;
контроль прохождения документа по этапам маршрута.
Модуль управления задачами (исполнением):
формирование задач по документам для конкретных исполнителей;
отображение списка поручений с указанием сроков и статусов;
возможность добавления комментариев и отчётов по исполнению.
Модуль хранения и поиска документов:
ведение электронного архива с привязкой к номенклатуре дел;
поиск по атрибутам документа (номер, дата, вид, контрагент, исполнители);
возможность хранения электронных образов (сканов) и файловых приложений.
Модуль отчётности и аналитики:
отчёты по объёму документооборота (по видам документов, подразделениям);
отчёты по срокам выполнения поручений;
анализ загрузки исполнителей и подразделений.
Административный модуль:
настройка прав доступа к документам;
ведение справочников (виды документов, контрагенты, структурные подразделения);
аудит действий пользователей.
Эти модули в совокупности обеспечивают построение целостной системы электронного документооборота в МКУ «УИТС г. Сургута».
Рисунок 2 – Функциональная архитектура подсистемы автоматизации обработки документов МКУ «УИТС г. Сургута»
4.3 Постановка цели проекта автоматизации (информатизации) с измеримым результатом проекта с обоснованием прямого и косвенного эффекта от внедрения проекта на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
На примере МКУ «УИТС г. Сургута» цель проекта формулируется следующим образом:
Цель проекта – автоматизировать процессы обработки документов (регистрации, маршрутизации, согласования, контроля исполнения и хранения) в МКУ «УИТС г. Сургута» для повышения эффективности управленческой деятельности и сокращения сроков обработки документов.
Измеримые результаты проекта:
сокращение среднего времени регистрации документа (с момента поступления до занесения в систему) с, например, 10 минут до 3–5 минут;
сокращение времени согласования типового документа (распоряжения, служебной записки, договора) на 20–40 % за счёт электронных маршрутов;
снижение доли просроченных поручений по документам не менее чем на 30 %;
уменьшение времени поиска документа по реквизитам до нескольких секунд;
снижение доли документов, по которым отсутствует информация о ходе исполнения, до минимального значения.
Прямые эффекты внедрения системы:
уменьшение трудозатрат сотрудников делопроизводства и административного блока;
повышение точности и полноты регистрации документов;
снижение количества утраченных или неучтённых документов;
повышение контроля за сроками исполнения поручений.
Косвенные эффекты:
повышение прозрачности управленческих процессов и дисциплины исполнения;
улучшение качества планирования и принятия управленческих решений;
повышение уровня доверия со стороны внешних контрагентов и вышестоящих органов за счёт упорядоченного документооборота;
вклад в общую цифровизацию муниципального управления.
Рисунок 3 – Логическая схема влияния автоматизации документооборота на эффективность управленческой деятельности МКУ «УИТС г. Сургута»
4.4 Постановка задачи автоматизации (информатизации) бизнес-процессов с построением и обоснованием модели новой организации бизнес- и информационных процессов (на примере МКУ «УИТС г. Сургута»)
В МКУ «УИТС г. Сургута» обработка документов является значимой частью управленческой деятельности и обеспечивает фиксацию решений, взаимодействие подразделений и контроль выполнения работ.
Анализ текущего состояния показал, что при наличии развитой ИТ-инфраструктуры документооборот автоматизирован частично: регистрация документов ведётся в электронных журналах/таблицах, согласование и маршрутизация часто выполняются через электронную почту или с использованием бумажных экземпляров, а документы и вложения могут храниться в локальных папках подразделений.
В результате отсутствует единая база документов, затруднён поиск, невозможно быстро отследить историю прохождения документа и ответственных, контроль сроков исполнения недостаточно прозрачен, а формирование отчётности по документообороту требует ручных операций.
Постановка задачи автоматизации заключается в создании и внедрении единой подсистемы обработки документов (АС «Документооборот-УИТС» / IS DocFlow), которая обеспечит переход от разрозненных инструментов к централизованной обработке документов в едином информационном пространстве.
Автоматизируемый бизнес-процесс включает последовательность действий:
поступление/создание документа;
регистрация;
рассмотрение руководством;
наложение резолюции и назначение исполнителей;
исполнение поручений и согласование;
подписание/утверждение;
отправка/закрытие;
архивирование и хранение.
Участниками процесса выступают делопроизводственная служба/секретариат, руководство учреждения и профильные подразделения (исполнители), а также сотрудники административного блока, формирующие документы в пределах своей компетенции.
Модель текущей организации процессов (AS-IS) отражает сложившуюся схему работы с документами (рисунок 4). Документ поступает (или создаётся в подразделении), после чего регистрируется вручную в журнале/таблице, передаётся на рассмотрение руководству, резолюция и поручения доводятся до исполнителей через почту/пересылку файлов или бумажные экземпляры, согласование выполняется посредством обмена версиями документов и переписки, затем документ подписывается, исполняется и хранится в разрозненных местах (папки, почта, бумажные дела).
При такой организации возникают дублирование информации, риск потери актуальной версии, сложности контроля сроков и исполнителей, а также значительные трудозатраты на поиск и подготовку сводной отчётности.
Рисунок 4 – Модель процесса обработки документов AS-IS в МКУ «УИТС г. Сургута»
Модель новой организации бизнес- и информационных процессов (TO-BE) предполагает выполнение ключевых операций в единой информационной системе (рисунок 5).
В целевой модели документ регистрируется непосредственно в ИС в виде электронной карточки с обязательными реквизитами и прикреплёнными файлами (сканами/вложениями), получает уникальный регистрационный номер и текущий статус. Руководитель рассматривает документ в системе и формирует поручения (назначает исполнителя и срок), а исполнители получают поручения в системе и фиксируют ход выполнения через изменение статусов и комментарии. По мере прохождения этапов система сохраняет историю изменений и обеспечивает контроль сроков, включая выявление просрочек.
По завершении обработки документ переводится в итоговый статус (например, «исполнен/закрыт») и помещается в электронный архив, доступный для поиска. Для управленческого контроля обеспечивается формирование отчётности по документам (по статусам, срокам, подразделениям/исполнителям) без дополнительных ручных сводок.
Рисунок 5 – Модель процесса обработки документов TO-BE в ИС «Документооборот-УИТС»
Рисунок 6 – Схема информационных потоков TO-BE при обработке документов в ИС
Обоснование целевой модели связано с выявленными проблемами текущего состояния: единая ИС устраняет разрозненное хранение и повышает полноту учёта документов, статусы и поручения повышают прозрачность исполнения и дисциплину сроков, поиск по реквизитам сокращает время нахождения нужных материалов, а отчётность снижает долю ручных операций и обеспечивает управленческую аналитику.
Таким образом, задача автоматизации формулируется как переход от частично автоматизированного документооборота к централизованной обработке документов в АС «Документооборот-УИТС» с поддержкой регистрации, маршрутизации, поручений, контроля сроков, хранения и поиска документов и формирования отчётности.
4.5 Инфологическая модель предметной области и модель базы данных (описание БД) на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
Инфологическая модель предметной области документооборота в МКУ «УИТС г. Сургута» включает следующие ключевые сущности:
DOCUMENT (Документ) – основной объект учёта;
DOC_TYPE (Вид документа) – приказ, распоряжение, договор, письмо, служебная записка и т.д.;
DOC_STATUS (Статус документа) – зарегистрирован, на согласовании, на исполнении, исполнен, просрочен, в архиве;
USER (Пользователь) – сотрудник МКУ «УИТС г. Сургута», работающий с документами;
DEPARTMENT (Подразделение) – структурная единица учреждения;
TASK (Поручение) – задание по документу (исполнение, согласование);
ROUTE (Маршрут) – последовательность этапов обработки документа;
COUNTERPARTY (Контрагент) – внешняя организация или физическое лицо;
FILE (Файл) – электронный образ документа или приложение.
Основные связи:
один DOC_TYPE может соответствовать множеству документов;
один DOCUMENT может иметь множество TASK (поручений) и быть связан с несколькими исполнителями;
один DOCUMENT имеет один текущий статус (DOC_STATUS), но множество записей в истории смены статусов;
один USER может быть автором документа, исполнителем поручения, согласующим;
один DEPARTMENT объединяет множество пользователей;
один DOCUMENT может иметь несколько прикреплённых файлов (FILE).
Рисунок 7 – Инфологическая (ER-) модель подсистемы автоматизации обработки документов МКУ «УИТС г. Сургута»
Пример логической структуры некоторых таблиц базы данных:
DOCUMENTS (ID, REG_NUMBER, REG_DATE, TITLE, DOC_TYPE_ID, AUTHOR_ID, DEPARTMENT_ID, COUNTERPARTY_ID, CURRENT_STATUS_ID, DUE_DATE, CREATED_AT, UPDATED_AT);
DOC_TYPES (ID, NAME, DESCRIPTION);
DOC_STATUSES (ID, NAME);
USERS (ID, LOGIN, FULL_NAME, POSITION, DEPARTMENT_ID, ROLE);
DEPARTMENTS (ID, NAME);
TASKS (ID, DOCUMENT_ID, EXECUTOR_ID, TASK_TYPE, STATUS_ID, START_DATE, END_DATE, COMMENT);
ROUTES (ID, DOC_TYPE_ID, STEP_NUMBER, ROLE_OR_DEPARTMENT_ID, DESCRIPTION);
FILES (ID, DOCUMENT_ID, FILE_NAME, FILE_PATH, UPLOADED_AT)
COUNTERPARTIES (ID, NAME, TYPE, CONTACTS);
Эта структура обеспечивает возможность поддержки типичного документооборота учреждения, включая регистрацию, согласование, исполнение, контроль и хранение документов.
Рисунок 8 – Модель базы данных
4.6 Разработка информационной системы на основании технического задания на разработку ИС на примере МКУ «УИТС г. Сургута»
Разработка подсистемы автоматизации обработки документов для МКУ «УИТС г. Сургута» выполняется на основании технического задания (ТЗ), подготовленного в соответствии с ГОСТ 34.602–89.
Наименование системы: Автоматизированная система «Документооборот-УИТС» (АС «Документооборот-УИТС»).
Основание для разработки:
результаты анализа существующего документооборота в МКУ «УИТС г. Сургута»;
необходимость повышения эффективности обработки документов и контроля исполнения;
требования руководства учреждения к цифровизации управленческих процессов.
Назначение системы: АС «Документооборот-УИТС» предназначена для автоматизации процессов регистрации, согласования, исполнения и хранения документов, а также для обеспечения поиска и формирования отчётности по документообороту в МКУ «УИТС г. Сургута».
Основные требования к системе:
Функциональные требования:
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение справочников видов документов, контрагентов и подразделений;
поддержка маршрутизации и согласования документов по заданным схемам;
формирование задач по документам для исполнителей;
контроль сроков исполнения и уведомления о просрочках;
ведение электронного архива документов и их файловых приложений;
формирование отчётов и статистики по документообороту.
Нефункциональные требования:
работа в локальной сети МКУ «УИТС г. Сургута»;
разграничение прав доступа на основе ролей и принадлежности к подразделениям;
защита данных от несанкционированного доступа, резервное копирование;
удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс;
время отклика основных операций не более 2–3 секунд.
Требования к программным и техническим средствам:
серверное программное обеспечение: ОС семейства Linux/Windows Server, СУБД (PostgreSQL/MySQL);
клиентское программное обеспечение: современный веб-браузер;
возможность интеграции с почтовым сервером и файловыми хранилищами учреждения.
Требования к персоналу:
пользователи системы – сотрудники делопроизводства, административного блока, руководители и исполнители;
администратор системы – специалист ИТ-подразделения МКУ «УИТС г. Сургута», ответственный за сопровождение и настройку системы.
Порядок приёмки и испытаний:
проведение функциональных испытаний по перечню тестовых сценариев;
пилотная эксплуатация в ограниченном числе подразделений;
устранение выявленных недостатков;
подписание акта приёма-передачи и переход к промышленной эксплуатации.
Рисунок 9 – Общая схема интеграции АС «Документооборот-УИТС» с информационной инфраструктурой МКУ «УИТС г. Сургута»
Реализация проекта на примере МКУ «УИТС г. Сургута» демонстрирует практическое применение принципов разработки информационных систем для решения конкретной прикладной задачи – автоматизации обработки документов в учреждении, обеспечивающем функционирование муниципальной ИТ-инфраструктуры.
Иллюстрации разработанной информационной системы.
Рисунок 10 – Экран входа в информационную систему обработки документов IS DocFlow
На данном экране осуществляется аутентификация пользователей информационной системы. Ввод логина и пароля обеспечивает разграничение доступа к функционалу системы в зависимости от роли пользователя и требований информационной безопасности.
Рисунок 11 – Форма регистрации документа в информационной системе IS DocFlow
Форма используется для регистрации входящих документов и включает поля ввода регистрационного номера, типа документа, подразделения-получателя, темы (краткого содержания) и отправителя. Заполнение обязательных полей обеспечивает корректность регистрации и дальнейшей обработки документа.
Рисунок 12 – Электронная карточка зарегистрированного документа
На экране отображается электронная карточка документа после его регистрации в системе. Карточка содержит основные данные о документе, включая регистрационный номер, тип, тему, отправителя, получателя, дату создания и текущий статус обработки.
Рисунок 13 – Экран маршрутизации и контроля исполнения документа
Данный интерфейс предназначен для назначения исполнителя, установки срока исполнения, изменения статуса документа и добавления комментариев. Экран используется для управления маршрутизацией документа и контроля выполнения поручений.
Рисунок 14 – Экран отчётности информационной системы IS DocFlow
Экран отчётности позволяет получать сводную информацию о состоянии документооборота, включая общее количество документов, распределение по статусам и наличие просроченных документов. Данные используются для анализа и управленческого контроля.
