В условиях цифровизации управления и постоянного роста объёмов обрабатываемой информации эффективность деятельности современных организаций во многом определяется качеством организации документооборота и контроля исполнения управленческих решений. Для крупных образовательных организаций характерны сложная организационная структура, большое количество подразделений и значительные потоки входящих, исходящих и внутренних документов. Московский университет «Синергия» как негосударственное образовательное учреждение высшего образования ежедневно обрабатывает приказы, распоряжения, служебные записки, договоры, а также обращения обучающихся и сотрудников, по которым назначаются исполнители и устанавливаются контрольные сроки.
На практике контроль исполнения документов часто осуществляется с использованием разрозненных инструментов, таких как электронные таблицы, электронная почта и локальные журналы регистрации. Это приводит к затруднённому отслеживанию сроков и статусов исполнения, риску несвоевременного выполнения поручений, дублированию информации и ограниченным возможностям анализа и формирования отчётности для руководства. В результате снижается оперативность управленческих решений и возрастает вероятность нарушений внутренних регламентов. В связи с этим автоматизация контроля исполнения документов является актуальной задачей, имеющей важное практическое значение для повышения эффективности управления образовательной организацией.
Объект исследования — система документооборота Московского университета «Синергия».
Предмет исследования — процессы контроля исполнения документов в системе документооборота Московского университета «Синергия».
Цель выпускной квалификационной работы — разработка и обоснование проекта автоматизации контроля исполнения документов на примере Московского университета «Синергия».
Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить организационную структуру и особенности деятельности Московского университета «Синергия».
2. Проанализировать существующие бизнес-процессы документооборота и контроля исполнения документов в состоянии «как есть».
3. Определить место задачи контроля исполнения документов в комплексе задач информационной системы университета и сформулировать требования к её автоматизации.
4. Провести анализ существующих программных решений и обосновать стратегию автоматизации.
5. Разработать проект автоматизированной системы контроля исполнения документов с обоснованием информационного, программного и технического обеспечения.
6. Оценить экономическую эффективность проекта автоматизации контроля исполнения документов.
Степень разработанности темы определяется наличием значительного количества научных и учебно-методических работ, посвящённых вопросам проектирования и эксплуатации информационных систем, электронного документооборота, надёжности и безопасности программного обеспечения. В трудах отечественных авторов, таких как О. В. Казарин, Н. Н. Лычкина, А. А. Стрельцов, Э. Р. Ипатова, рассматриваются общие подходы к автоматизации управленческих процессов и информационному обеспечению деятельности организаций [1], [2]. Вместе с тем вопросы автоматизации контроля исполнения документов в негосударственных образовательных учреждениях остаются недостаточно систематизированными, что подтверждает актуальность выбранной темы.
Практическая значимость исследования заключается в возможности использования разработанных проектных решений для совершенствования системы документооборота Московского университета «Синергия», а также в возможности адаптации предложенного подхода для других образовательных организаций с аналогичной структурой управления.
Информационную базу исследования составляют нормативно-правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства, электронного документооборота и информационной безопасности, внутренние регламентирующие документы Московского университета «Синергия», научные и учебные издания по информационным системам и технологиям, материалы электронных библиотечных систем, а также официальные интернет-ресурсы и справочно-правовые системы.
Методы исследования, использованные при написании выпускной квалификационной работы, включают общенаучные методы анализа и синтеза, сравнения, обобщения и моделирования, а также специальные методы системного и функционального анализа, структурного моделирования бизнес-процессов (в том числе с использованием нотаций IDEF), сравнительного анализа программных решений и методы технико-экономического анализа.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы и приложения. В первой главе проводится анализ предметной области, рассматриваются особенности документооборота и обосновывается необходимость автоматизации контроля исполнения документов. Во второй главе представлена проектная часть, включающая описание жизненного цикла проекта, проектные решения и контрольный пример реализации системы. В третьей главе выполнено обоснование экономической эффективности предлагаемого проекта. Общий объём работы составляет 109 страниц, включает 27 рисунков, 9 таблиц, 22 библиографических источника и 1 приложение.
